Seria

Materiały administracyjne

"Materiały administracyjne”: ogólne określenie akt i dokumentacji wytworzonej w trakcie procedur urzędowych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i podległych mu jednostkach. Termin ten został wprowadzony do użytku w MSW zarządzeniem ministra spraw wewnętrznych nr 049/85 z dnia 8 lipca 1985 r. w sprawie organizacji i zasad postępowania z materiałami archiwalnymi w resorcie spraw wewnętrznych, uprzednio stosowane określenie brzmiało „akta administracyjne”. Archiwizację dokumentacji o charakterze administracyjnym uregulowano w MSW instrukcjami o pracy CA MSW i BEO MSW, tj. Instrukcją o postępowaniu z aktami w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych, wprowadzoną zarządzeniem ministra spraw wewnętrznych nr 0127/57 z dnia 1 lipca 1957 r. oraz Instrukcją o pracy Archiwum Biura Ewidencji Operacyjnej MSW (Wydziału Ewidencji Operacyjnej KWMO) wprowadzoną zarządzeniem ministra spraw wewnętrznych nr 00123/57 z dnia 1 lipca 1957 r. Pierwsza ze wspomnianych instrukcji dotyczyła archiwizacji dokumentów w Centralnym Archiwum MSW oraz archiwach KGMO, KBW, WOP, KG Straży Pożarnych, Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii oraz w „składnicach jednostek terenowych” (w archiwach WOP i KBW miały obowiązywać w sprawach nieuregulowanych instrukcją przepisy archiwalne wydawane przez MON); zgodnie z zapisami tej instrukcji nie dotyczyła ona postępowania z aktami operacyjnymi SB. Instrukcja ta nie posługiwała się jakimikolwiek formalnymi kategoriami określającymi rodzaje składanej w CA MSW dokumentacji w odniesieniu do procedur, w trakcie których je wytworzono. Ogólne określenie ‘akta’ stosowane w instrukcji zostało zdefiniowane jako „wszelkie dokumenty, pisma, notatki, korespondencję, raporty, meldunki, instrukcje, telefonogramy itp., kartoteki, rejestry, rysunki, plany, mapy, instrukcje, druki, księgi, fotografie, filmy, własne wydawnictwa, prasę, pieczecie kancelaryjne, dokumentację techniczna, dokumentację finansową, itp. bez względu na stopień tajności, formę zewnętrzną i sposób wykonania”. Określenia rodzajów dokumentów przeznaczonych do przechowywania w CA MSW zawiera rozdz. II, pkt. 5 instrukcji, wymieniający akta zaliczone do kategorii archiwalnej „A”, w tym m.in. akty normatywne, protokoły posiedzeń ciał kierowniczych, „akta obrazujące istotne cele i zadania jednostki organizacyjnej [MSW] wskazujące na jej specyficzną odrębność”, raporty i meldunki z akcji specjalnych, plany i sprawozdania, dokumentację „wynalazków i usprawnień”, mapy, plany i inne materiały kartograficzne, wydawnictwa i druki „jeśli są wynikiem działalności jednostki organizacyjnej”, w końcu „akta własne archiwów i składnic, związane z przyjmowaniem i przekazywaniem akt lub przekazywaniem ich na makulaturę”. Orientacyjny wykaz akt – służący kwalifikacji akt do kategorii A lub B (w tym ostatnim wypadku wskazujący czas przechowywania) – załączony do instrukcji CA MSW obejmował następujące działy i poddziały dokumentacji: „Akta podstawowe – akta naczelnych organów administracji państwowej dot. MSW oraz kier[owniczych] jednostek organizacyjnych MSW”: „Przepisy”, „Organizacja”, „Planowanie, sprawozdawczość i statystyka”; „Akta typowe dla poszczególnych jednostek organizacyjnych MSW”: „Kadry i szkolenie”, „Finanse”, „Inwestycje”, „Zaopatrzenie”, „Transport”, „Łączność”, „Służba zdrowia”, „Sprawy społeczno-administracyjne”, „Sprawy socjalne i kultury”, „Paszporty zagraniczne”, „Sprawy administracyjno-gospodarcze”, „Orzecznictwo karno-administracyjne”, „Kontrola i inspekcje”, „geodezja i kartografia”, „Komenda Główna Straży Pożarnych”, „Terenowa Obrona Przeciwlotnicza”, „Biuro Głównego Komitetu Przeciwpowodziowego”, „Akta archiwistyki”, „Akta MO” (w tym dziale ujęto tylko akta dotyczące zagadnień zarządzania, nie ujęto tam akt operacyjnych i dochodzeniowych MO). Z kolei instrukcja BEO MSW wprowadzona zarządzeniem nr 00123/57 mówiła o archiwizacji dokumentacji i akt operacyjnych wytwarzanej przez jednostki SB, wśród której wymieniono m.in. „sprawozdawczość i korespondencję jednostek operacyjnych służby bezpieczeństwa” (§1 pkt. 2 instrukcji). Bardziej szczegółowe wyliczenie w §4 pkt. 8 ww. instrukcji wskazywało, że ww.. dokumentację należy dzielić na „korespondencję dot. zagadnień operacyjnych, korespondencję w sprawach personalnych, korespondencję w sprawach gospodarczych, wyłącznie jednostek operacyjnych, rozkazy, zarządzenia, itp. akty normatywne, sprawozdania, analizy, plany pracy, meldunki i raporty, inne”. Załączony do instrukcji BEO MSW wykaz akt wskazywał, oprócz akt współpracy, spraw operacyjnych, kontrolno-śledczych, dochodzeniowych i obiektowych, a także teczek kontrolnych spraw i materiałów luźnych będących podstawą do rejestracji osób w kartotece ogólno-informacyjnej, także działy zatytułowane: „Teczki spraw deszyfrowych”, „Akta normatywne”, „Dokumentacja techniczna”, „Organizacja specjalnych akcji”, „Korespondencja administracyjna, ogólna, personalna”, „Materiały redakcyjne” (biuletynów MSW), „Meldunki”, „Sprawozdawczość”, odnoszące się do dokumentacji związanej z administrowaniem i wewnętrznymi procedurami ogniw SB. Kolejny z normatywów dotyczących zarządzania archiwaliami w MSW, tzn. zarządzenie ministra spraw wewnętrznych nr 0145/61 z dnia 20 września 1961 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów resortu spraw wewnętrznych (opublikowaną w tajnym Dzienniku Urzędowym MSW za 1961 r., nr 4, poz. 6), nie posługiwał się wprost terminami ogólnie kwalifikującymi rodzaje akt przechowywanych w archiwach i składnicach jednostek MSW i podległych ministerstwu. W zarządzeniu wymieniono natomiast dokumentację stanowiącą zasób archiwalny MSW wg aktotwórców: akta wytworzone między 1918 r. a 1945 r. (§1, ust. 1, lit. a, b, c, d) oraz akta wytworzone po 22 lipca 1944 r. przez MBP, KdsBP, MSW (z wyjątkiem Departamentu Wojskowego), Departamenty Polityczne Ministerstwa Administracji Publicznej i Ministerstwa Ziem Odzyskanych, Biura Społeczno-Administracyjnego Prezydium Rady Ministrów, Pełnomocnika Rządu ds. Repatriacji (§1, ust. 2, lit. a), KG MO, KG Straży Pożarnych, KG Terenowej Obrony Przeciwlotniczej, Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii, przedsiębiorstwa podległe MSW, KBW, WOP, WSW wojsk wewnętrznych(§1, ust. 2, lit. b). Jako właściwe do przechowywania akt ww. instytucji i jednostek w zarządzeniu wskazano Centralne Archiwum MSW oraz archiwa KBW, WOP, GUGiK, KGSP i archiwum WSW KBW i WOP oraz „archiwum służby bezpieczeństwa przy Biurze »C« MSW”, przy czym CA MSW wskazano jako właściwe dla dokumentów wymienionych w §1, ust. 1, lit. a, c, d oraz §1, ust. 1, lit. a, natomiast Biuro „C” MSW dla „akt jednostek służby bezpieczeństwa centrali MSW i służby bezpieczeństwa komend MO, jednostek operacyjnych b. MBP i b. Komitetu ds. Bezpieczeństwa Publicznego i ich odpowiedników w terenie” (§3 pkt. 2), jako właściwość Biura „C” MSW wskazano również gromadzenie akt „powstałych w wyniku działalności jednostek służby bezpieczeństwa centrali MSW, jednostek operacyjnych b. MBP i b. Komitetu ds. Bezpieczeństwa Publicznego”. Ewidentnie zatem akta dotyczące administracyjnych i proceduralnych czynności MBP, KdsBP i MSW były dzielone nie wyłącznie ze względu na charakter tych czynności, ale według proweniencji kancelaryjnej – tzn. w zależności od tego, czy były wytworzone w jednostkach zaliczonych do SB bądź jednostkach operacyjnych MBP i KdsBP. Włączenie Centralnego Archiwum MSW do Biura „C” MSW w 1965 r. oraz włączenie jednostek archiwum, ewidencji operacyjnej i adresowej KGMO do Biura „C” MSW w 1967 r. spowodowało konieczność jednolitego uregulowania procedur postępowania z aktami w MSW oraz zdefiniowania kategorii akt (uprzednio archiwizowanych w odrębnych archiwach). Nowa instrukcja o postępowaniu z aktami archiwalnymi Służby Bezpieczeństwa i Służby Milicji, wprowadzona zarządzeniem ministra spraw wewnętrznych nr 0107/68 z dnia 24 października 1968 r. wprowadzała podział na akta: operacyjne, osobowe i administracyjne. Instrukcja, nominalnie obowiązująca w odniesieniu do SB i MO, wg zapisu §4 zarządzenia nr 0107/68 dotyczyła faktycznie wszystkich jednostek MSW z wyjątkiem GUGiK oraz KG SP (TOPL została wyłączona ze struktur MSW w 1965 r.). Termin ‘akta administracyjne’ został zdefiniowany jako „wszelkie przepisy i dokumenty jednostek administracyjnych i operacyjnych Służby Bezpieczeństwa i Służby Milicji wytworzone w związku z ich działalnością a nie wymienione w ustępie 2 i 3 [§3 instrukcji]”, tzn. nie będące aktami operacyjnymi (w skład których, oprócz dokumentacji spraw operacyjnych, teczek współpracowników, teczek osób opiniowanych, wchodziły także: „dokumentacja sprawozdawcza i korespondencja operacyjna” oraz „wszelkie przepisy jak: zarządzenia, rozkazy, okólniki, instrukcje i wytyczne dotyczące pracy operacyjnej” oraz akta mobilizacyjne). Wg ww. instrukcji archiwizację akt administracyjnych odnotowywano w rejestrze spisów akt przekazanych, sygnatury poszczególnych akt składały się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez kolejny numer akt w spisie (§37). Odpowiednie zapisy instrukcji dotyczące akt operacyjnych stanowiły, że „akta operacyjne nie wymienione w §31 ust. 2 [instrukcji, tzn. oznaczane symbolami I, II, III, IV] przyjmuje się do archiwum na podstawie spisów akt przekazanych i ewidencjonuje się w rejestrze spisów akt przekazanych. Sygnaturę tych akt tworzy się jak sygnaturę akt administracyjnych (§37)” (§32 instrukcji). Oznaczało to, że akta formalnie należące do kategorii ‘akt operacyjnych’, lecz nie będące aktami spraw operacyjnych ujętych w instrukcjach pracy operacyjnej SB i MO, w zasadzie powinny być archiwizowane i ewidencjonowane na identycznych zasadach jak akta administracyjne. Powyższe rozwiązanie formalnie utrzymywało dotychczasowy stan zarządzania dokumentacją proweniencji SB, oraz zapewniało ściślejsze utajnienie dokumentacji związanej z funkcjonowaniem jednostek operacyjnych podległych MSW. Załączony do instrukcji wykaz akt obejmował m.in. działy: „Zarządzanie”, „Organizacja”, „Kancelaria”, „Planowanie, sprawozdawczość, statystyka”, „Szkolenie”, „Kontrola ruchu granicznego”, „Prewencja ogólna”, „Finanse”, „Transport”, „Zaopatrzenie”, „Inwestycje”, „Służba Zdrowia”, „Ochrona przemysłu”, „Zagadnienia społeczno-administracyjne” (w tym dziale znalazła się dokumentacja dotycząca m.in. nadzoru MSW nad oficjalnie działającymi stowarzyszeniami i organizacjami), „Orzecznictwo karno-administracyjne”, „Łączność”, „Paszporty, przepustki graniczne i dowody osobiste” (obejmująca akta i ewidencję paszportową), „Archiwistyka”, „Służba ruchu drogowego”, „Ewidencja ludności”; działy powyższe zgodnie z definicjami instrukcji objęte byłyby zatem kategorią ‘akt administracyjnych’ (akta wytworzone przez piony operacyjne SB znajdowałyby się formalnie w definicji „akt operacyjnych”). Ponadto w ww. wykazie znalazły się działy, których zawartość kwalifikowałaby je do kategorii „akt osobowych” i „akt operacyjnych”, faktycznie ich zawartość wskazywała na częściowo lub w całości proceduralny i administracyjny charakter dokumentacji: „Akta operacyjne i śledcze” (w szczególności wymienione w tym dziale rejestry, księgi, zbiory korespondencji itp.), „Akta techniki i obserwacji operacyjnej – T”, „Szyfry i deszyfraż”, „Dokumenty mobilizacyjne”, „Akta opiniodawcze”, „Kadry” (w tym dziale zbiory rozkazów, dokumentacja ewidencyjna, wykazy funkcjonariuszy itp.). Zapisy i definicje dotyczące akt administracyjnych zawarte w instrukcji w sprawie zasad i sposobu postępowania z aktami archiwalnymi w resorcie spraw wewnętrznych wprowadzonej zarządzeniem ministra spraw wewnętrznych nr 034/74 z dnia 10 maja 1974 r. (znowelizowanego zarządzeniem ministra spraw wewnętrznych nr 030/79 z dnia 2 lipca 1979 r.) były identyczne jak w instrukcji z 1968 r. W porównaniu z poprzednio obowiązującym rozbudowie uległ wykaz akt załączony do instrukcji, który zawierał m.in. działy „Akty normatywne”, „Zarzadzanie i organizacja”, „Kancelaria”, „Planowanie, sprawozdawczość i statystyka”, „Szkolenie”, „Inwestycje”, „Prewencja ogólna”, „Transport”, „Służba zdrowia i sprawy socjalne”, „Ochrona przemysłu”, „Łączność”, „Wykroczenia”, „Zagadnienia społeczno-administracyjne”, „Archiwistyka”, „Lotnictwo”, „PZPR” (dot. organizacji partyjnej w MSW), „Straż pożarna”, „Ewidencja ludności”, „Ruch drogowy”, „Zaopatrzenie”, „Finanse”, „Paszporty, przepustki graniczne i ruch graniczny, dowody osobiste”; działy te ujmowały większość kategorii akt zaliczanych do akt administracyjnych. Wśród działów wykazu akt, które obejmowały również rodzaje akt o charakterze administracyjnym, były: „Kadry”, „Dokumenty planowania obronnego”, „Zagadnienia wojskowe”, „Ochrona granicy”, „Szyfry”, „Akta operacyjne i śledcze”, „Akta techniki i obserwacji operacyjnej”, „Akta opiniodawcze”. Kolejnym aktem normatywnym regulującym zarządzanie archiwaliami w MSW było zarządzenie ministra spraw wewnętrznych nr 049/85 z dnia 8 lipca 1985 r. w sprawie organizacji i zasad postępowania z materiałami archiwalnymi w resorcie spraw wewnętrznych. Zarządzenie wprowadziło w miejsce dotąd obowiązującego terminu ‘akta archiwalne’ określenie ‘materiał archiwalny’, i odpowiednio zastąpiło podział kategorii akt na kategorie ‘materiałów’: operacyjnych, osobowych, administracyjnych i ‘o charakterze obronnym’ – te ostatnie uprzednio funkcjonowały w instrukcjach z 1968 r. i 1974 r. osobno, lecz wymieniano je jako należące do kategorii ‘akt operacyjnych’. Definicja ‘materiału administracyjnego’ w zarządzeniu nr 049/85 była następująca: „Materiałami administracyjnymi są wszelkie przepisy i dokumenty jednostek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych […] wytworzone w związku z ich działalnością, a nie wymienione w ust. 1 i 2 [§3 instrukcji]”, tzn. nie będące materiałami operacyjnymi lub osobowymi. Z kolei ‘materiały operacyjne’ zdefiniowano jako dokumentację dotyczącą spraw operacyjnych, współpracy, śledztw i teczek osób opiniowanych oraz „dokumentację sprawozdawczą i korespondencję operacyjną oraz wszelkie przepisy, jak: zarządzenia, rozkazy, pisma okólne, instrukcje i wytyczne dotyczące pracy operacyjnej”. Akta zakwalifikowane jako ‘materiały operacyjne’ nierejestrowane, co oprócz akt nierejestrowanych spraw operacyjnych i nierejestrowanych OZI dotyczyło przede wszystkim dokumentacji administracyjnej, były przekazywane do archiwum w trybie identycznym jak materiały administracyjne, tzn. za spisem akt przekazanych (spisem zdawczo-odbiorczym) (§24 ust. 2). §36 zarządzenia stanowił, że materiały operacyjne nie należące do kategorii dokumentacji podlegającej archiwizacji w ‘zespołach akt’ oznaczanych symbolami I, II, III i IV, należy archiwizować w trybie właściwym dla materiałów administracyjnych. Wykaz akt załączony do zarządzenia obejmował działy: „Akta normatywne”, „Dokumentacja archiwów i jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym”, „Dokumentacja paszportowa i ruch graniczny”, „Dokumentacja PZPR, ZSMP, Rady Funkcjonariuszy, Rad Pracowniczych i Kół Rodziny Milicyjnej”, „Ewidencja ludności”, „Finanse”, „Informatyka”, „Inwestycje”, „Kancelaria”, „Lotnictwo”, „Łączność”, „Ochrona granicy”, „Ochrona przeciwpożarowa”, „Ochrona przemysłu”, „Organizacja i zarządzanie” (tu znajdowały się również kategorie akt zaliczanych do ‘materiałów obronnych’), „Planowanie, sprawozdawczość i statystyka”, „Prewencja ogólna”, „Ruch drogowy”, „Służba zdrowia i sprawy socjalne”, „Szkolenie”, „Transport”, „Wykroczenia”, „Zagadnienia społeczno-administracyjne”, „Zaopatrzenie”; wśród działów wykazu akt, które ujmowały rodzaje dokumentacji formalnie kwalifikującą się do kategorii ‘materiałów operacyjnych’, a odnosiły się do dokumentacji administracyjnej i proceduralnej, należały: „Akta operacyjne” (w tym kategorie akt nie należące do materiałów archiwizowanych pod sygnaturami I, II, III, IV), „Akta opiniodawcze”, „Akta techniki i obserwacji operacyjnej”, „Kadry”, „Radiokontrwywiad”, „Szyfry i deszyfraż”, „Zagadnienia wojskowe”.