Zgodnie z art. 28a Ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (tekst ujednolicony):
Opis jednostki archiwalnej w inwentarzu archiwalnym zawiera:
- 1) sygnaturę archiwalną;
- 2) nazwę zespołu (zbioru) archiwalnego lub wytwórcy materiałów archiwalnych;
- 3) tytuł jednostki archiwalnej identyfikujący rodzaj materiałów archiwalnych ze wskazaniem danych osobowych osób, takich jak: imię, nazwisko, data urodzenia, imię ojca, bądź zagadnień, których dotyczą;
- 4) formę fizyczną;
- 5) liczbę tomów;
- 6) miejsce przechowywania akt.
Ponadto opis jednostki archiwalnej może być uzupełniony o:
- 1) nazwę podzespołu archiwalnego;
- 2) nazwę serii;
- 3) nazwę podserii;
- 4) sygnaturę mikrofilmu;
- 5) sygnatury dawne;
- 6) regest lub dodatkowe informacje o zawartości jednostki;
- 7) kryptonim;
- 8) liczbę kart lub stron;
- 9) daty skrajne;
- 10) numer rejestracyjny.