Instrukcja / Zakres danych / Działy Archiwum / Słownik / Informator / Przegląd archiwalny / O projekcie / Informacje
Słownik najważniejszych pojęć używanych przez organa bezpieczeństwa PRL, które można znaleźć w opisach materiałów archiwalnych
zbiór danych o instytucjach i osobach, pracujących na potrzeby Wydziału XVI (Organizacyjno-Szkoleniowego) Departamentu I MSW.
Agent kategoria współpracy z MBP, KdsBP i MSW, funkcjonująca w l. 1945-1960, poprzedzająca tajnego współpracownika; wykwalifikowany i zaangażowany współpracownik, czynnie wykonujący zadania zlecane przez UB/SB. Agentowi zakładano teczkę osobistą/personalną (odpowiadającą >teczce personalnej >tajnego współpracownika) i teczkę służbową/roboczą/pracy (odpowiadającą >teczce pracy tajnego współpracownika). Kategoria „agent” po 1960 r. została utrzymana w nomenklaturze Departamentu I MSW (>agent Departamentu I MSW).
kategoria współpracy z wywiadem SB, o najwyższym stopniu zaangażowania operacyjnego i najwyższym stopniu utajnienia. Z zasady agent Departamentu I MSW nie mógł być obywatelem PRL, wyjątek dotyczył obywateli PRL zamieszkujących na stałe poza granicami kraju. Agenta pozyskiwano do tajnej współpracy z Departamentem I MSW, świadomie wykonywał jego polecenia, dostarczając informacji bądź dokumentów wywiadowczych lub wykonując nałożone zadania. Po zakończeniu werbunkiem rozpracowania operacyjnego (bądź przekształconego w rozpracowanie SMW) nie zmieniano kategorii rejestracji wobec osoby agenta (który nadal figurował w instrumentach ewidencji operacyjnej Departamentu I MSW jako „figurant rozpracowania operacyjnego”) w celu konspiracji współpracy. Wiedza o dokonanym werbunku i charakterze prowadzonych działań była zarezerwowana dla oficera prowadzącego agenta i jego przełożonych w jednostce operacyjnej Departamentu I MSW. Poza agentem wyróżniano także kategorie współpracy z wywiadem SB: kontakt informacyjny i kontakt operacyjny.
wg Instrukcji 1968 terminem „akta administracyjne” określano wszelkie przepisy i dokumenty jednostek Służby Bezpieczeństwa wytworzone w związku z ich działalnością, nie będące aktami operacyjnymi lub osobowymi. Aktom administracyjnym nadawano w pionie „C” sygnatury złożone z numeru spisu zdawczo-odbiorczego (spis akt przekazanych) i liczby porządkowej jednostki w spisie.
akta zawierające dokumenty związane z pobytem obcokrajowców na terytorium PRL (oraz związane z wydaniem wizy wjazdowej do PRL), także dokumenty emigrantów z PRL, którzy przyjęli obywatelstwo innego państwa. Akta cudzoziemca zawierały dokumentację zebraną bądź wytworzoną przez Biuro Paszportowe/Biuro Rejestracji Cudzoziemców MSW (i ich terenowe odpowiedniki) dotyczącą przyjazdu i stałego pobytu cudzoziemców w PRL, wystawienia karty stałego pobytu etc., oraz – w przypadku obywateli innych państw pozostających w zainteresowaniu operacyjnym SB – dokumenty i adnotacje o umieszczeniu i skreśleniu z indeksu osób niepożądanych w PRL, względnie o włączeniu danych do Połączonego Systemu Ewidencji Danych o Przeciwniku (PSED, ros. SOUD – Sistema Ob”edinennogo Učeta Dannyh o Protivnike). W licznych przypadkach akta cudzoziemca zawierają uprzednio wytworzone akta paszportowe byłego obywatela PRL, który nabył obywatelstwo innego państwa, bądź został z obywatelstwa PRL zwolniony – z reguły są to akta emigrantów politycznych.
formalny termin Instrukcji WSW 1985, oznaczający: „[…] wszystkie zakończone w organach WSW dokumenty, bez względu na ich stopień tajności, formę zewnętrzną i sposób wykonania oraz występowania w postaci pojedynczej lub skompletowanej w teczkach (sprawach)”, „[…] wszelkie dokumenty będące wytworem działalności twórców zespołów, kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum”, obejmujący akta operacyjne [WSW], akta personalne [WSW], akta prewencji [WSW], akta ogólnowojskowe, bibliotekę archiwalną. Instrukcja WSW 1985, §1.2, §3.1, §4.6.
akta kontrolne śledztw prowadzonych przez Zarządy WSW Okręgów Wojskowych/RSZ lub Zarząd II Szefostwa WSW w sprawach „[…] o charakterze politycznym oraz o przestępstwa gospodarcze charakteru aferowego” winny po ich zakończeniu być składane w archiwum WSW, przy czym „winny zawierać wybrane dokumenty nie znajdujące się w innych aktach danej sprawy [tj. aktach procesowych sądu i aktach śledczych prokuratury wojskowej], a mianowicie: dokumenty współdziałania operacyjno-śledczego [tj. WSW i prokuratury wojskowej], okresowe analizy i informacje, dokumenty obrazujące formy i metody prowadzenia wrogiej (przestępczej) działalności [tj. najpewniej doniesienia TW], dokumenty postanowień dotyczące: wszczęcia postępowania przygotowawczego, wyroku sądowego”. Instrukcja WSW 1985, załącznik nr 15 (‘Wykaz dokumentów kwalifikujących się do pozostawienia w aktach operacyjnych’), pkt. 7.
akta, w których gromadzono dokumenty dotyczące działań SB wobec osób formalnie zatrzymanych (postanowieniem prokuratora) bądź objętych śledztwem. Akta określane jako akta kontrolne śledztwa (sprawa operacyjno-śledcza) zawierały dokumenty wytworzone i zgromadzone przez Biuro Śledcze MSW bądź Wydziały Śledcze jednostek terenowych SB. Były to przede wszystkim kopie protokołów zeznań świadków i podejrzanych (oryginały znajdowały się w aktach przewodu sądowego bądź – w przypadku umorzenia sprawy – w aktach prokuratora), plany śledztwa i analizy śledztw, duplikaty postanowień prokuratora o zatrzymaniu, przedłużeniu aresztu i zwolnieniu podejrzanych, materiały operacyjne dotyczące podejrzanych, zwłaszcza doniesienia, w tym doniesienia tajnych współpracowników celnych, odpisy wyroków sądowych, postanowień o umorzeniu śledztwa, kopie lub oryginały materiałów dowodowych, nieraz także notatki SB dot. wyroków i przebiegu rozpraw sądowych. Akta spraw operacyjno-śledczych wytworzonych przez Biuro Śledcze MSW były składane w Biurze „C” MSW, akta wytworzone przez Wydziały Śledcze terenowych jednostek SB w odpowiednich Wydziałach „C”, rejestrowano je w dzienniku archiwalnym o sygnaturze III. Właściwe akta śledcze, tzw. akta podręczne śledztwa, akta podręczne prokuratora, wzgl. akta prokuratora, były prowadzone w prokuraturze, z chwilą skierowania aktu oskarżenia do sądu stawały się częścią akt procesowych; w zależności od tego, czy sprawa została umorzona przez prokuraturę, czy rozstrzygnięta przed sądem, akta te były przechowywane we właściwej prokuraturze bądź – jako akta procesowe – w archiwum właściwego sądu. „Akta kontrolne śledztwa” zawierały dokumenty wytworzone w ramach śledztw prowadzonych przez jednostki śledcze SB (zgodnie z kodeksem postępowania karnego, prokuratura mogła prowadzić śledztwa samodzielnie bądź zlecić ich prowadzenia „organom MO”, do których formalnie zaliczała się SB); do akt prokuratury (akt procesowych) kierowano dokumenty mające charakter formalnych dowodów procesowych, najczęściej nie objętych klauzulami tajności – wykluczało to włączenie do oficjalnych akt śledztwa (procesowych) doniesień, materiałów i informacji zdobytych środkami techniki operacyjnej, potajemnie zajętej lub skopiowanej korespondencji (dokument „W”), której nie skonfiskowano formalnie na oficjalne polecenie prokuratury lub sądu, wreszcie protokołów przesłuchań nie stanowiących dostatecznych dowodów procesowych (ale mogących wnosić istotne informacje z punktu widzenia SB). „Akta kontrolne śledztwa” zawierały zatem odpisy lub kopie kluczowych dokumentów ważnych dla śledztwa lub/i procesu, oraz dokumenty pochodzące z pracy operacyjnej SB związanej z prowadzonym śledztwem (nieraz kopie dokumentów pochodzących ze spraw operacyjnych prowadzonych przeciwko osobom objętym śledztwem). Niezależne funkcjonowanie „akt kontrolnych śledztwa” od akt spraw operacyjnych SB i od akt śledztw prokuratury (procesowych) spowodowane było zasadą oddzielenia funkcji i jednostek operacyjnych od funkcji i jednostek śledczych SB oraz okolicznością, iż jednostki pionu śledczego SB korzystały z metod pracy operacyjnej oraz dokumentów wytworzonych przez inne jednostki SB metodami operacyjnymi, które nie mogły być ujawnione w oficjalnym śledztwie i postępowaniu procesowym (nie mogły stanowić formalnego dowodu procesowego, ze względu na ich utajone pochodzenie – w przypadku doniesień, lub nielegalny sposób uzyskania – w przypadku materiałów i informacji uzyskanych środkami techniki operacyjnej lub z kontroli korespodencji). Również spotykana nazwa: akta kontrolno-śledcze, akta śledztwa, sprawa kontrolno-śledcza, sprawa operacyjno-śledcza.
teczka obserwacyjna.
wg Instrukcji WSW 1985, terminem akta ogólnowojskowe określano „[…] dokumenty: partyjno-polityczne, administracyjno-gospodarcze, finansowe oraz z zakresu uzbrojenia, umundurowania, samochodowe i inne”, nie będące aktami operacyjnymi [WSW], aktami prewencji [WSW], aktami personalnymi [WSW]. Akta ogólnowojskowe „nie związane z działalnością kontrwywiadowczą, dochodzeniowo-śledczą i prewencyjną wytworzone w organach WSW” miały być przechowywane w archiwum Szefostwa WSW na zasadach ustalonych w Instrukcji o postępowaniu z dokumentacją wojskową Centralnego Archiwum Wojskowego (tj. nie według regulacji Instrukcji WSW 1985). Instrukcja WSW 1985, §3.5 oraz pismo przewodnie do instrukcji z 18 X 1985 r.
wg Instrukcji 1968 terminem „akta operacyjne” określano w odróżnieniu od akt osobowych i akt administracyjnych „[…] wytworzoną przez Służbę Bezpieczeństwa […] dokumentację wszystkich rodzajów spraw operacyjnych, dochodzeniowo-śledczych, kontrolnych i nadzorczych, teczek personalnych i pracy tajnych współpracowników, teczki osób opiniowanych, dokumentację sprawozdawczą i korespondencję operacyjną” oraz „wszelkie przepisy, jak: zarządzenia, rozkazy, okólniki, instrukcje i wytyczne dotyczące pracy operacyjnej […] akta mobilizacyjne”, wg Instrukcji 1974a „[…] do grupy akt operacyjnych zalicza się również akta dotyczące obronności kraju”. Wg Instrukcji 1968 akta operacyjne ewidencjonowano w oddzielnych inwentarzach akt (dziennikach archiwalnych), prowadzonych oddzielnie dla każdego symbolu (kategorii) akt i nadawano im sygnatury (numery archiwalne) złożone z liczby porządkowej akt w inwentarzu łamanej przez symbol akt: teczkom personalnym TW i teczkom pracy TW oraz KO, KS, etc. nadawano sygnatury lp./I lub lp./I-k w przypadku KTW (dotyczy teczki personalnej), sprawom operacyjnym SOS, SOR, KE nadawano sygnatury lp/II, sprawom śledczym i dochodzeniowym (akta kontrolne śledztwa) lp./III, sprawom obiektowym lp./IV. Aktom operacyjnym, które nie mieściły się w ostatnich czterech kategoriach nadawano sygnatury wg zasad przyjętych przy archiwizowaniu akt administracyjnych, tj. składające się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego akt (spis akt przekazanych) i liczbie porządkowej akt w spisie. Zob. również materiały operacyjne (2).
wg Instrukcji WSW 1985, terminem akta operacyjne określano „[…] dokumenty wytworzone przez dział kontrwywiadu [wojskowego] oraz dotyczące przedsięwzięć specjalnych, ewidencji kontrwywiadowczej, doboru, dokumenty planistyczne, kontroli i rozliczeń, sprawozdawcze, wydatkowania funduszu operacyjnego, organizacyjno-mobilizacyjne, oraz różnej korespondencji kancelarii i poszczególnych wykonawców o charakterze operacyjnym, oryginały dokumentów regulujących zasady działania WSW, a także oryginaly materiałów szkoleniowych z zakresu działalności WSW wytworzone przez Szefostwo WSW i C[entralny] O[środek] S[zkolenia] WSW”; Instrukcja WSW 1985, §3.2.
wg Instrukcji 1968 terminem „akta osobowe” określano „[…] teczki osobowe funkcjonariuszy Służby Bezpieczeństwa i Służby Milicji, pracowników cywilnych i kontraktowych MSW i komend MO oraz członków Ochotniczej Rezerwy Milicji Obywatelskiej”. Wg Instrukcji 1974a akta osobowe ewidencjonowano w oddzielnych inwentarzach akt (dziennikach archiwalnych), prowadzonych oddzielnie dla każdego symbolu (kategorii) akt i nadawano im sygnatury złożone z liczby porządkowej akt w inwentarzu łamanej przez symbol akt: teczki akt funkcjonariuszy SB lp./V, teczki akt funkcjonariuszy MO lp./VI, teczki akt pracowników cywilnych resortu spraw wewnętrznych lp./VII, teczki akt żołnierzy zawodowych resortu spraw wewnętrznych lp./VIII, teczki akt pracowników Komendy Głównej Straży Pożarnej lp./IX.
akta zawierające dokumenty personalne dotyczące funkcjonariusza SB, uporządkowane i podzielone na trzy części. Część I zawierała dokumenty związane ze wstąpieniem funkcjonariusza do służby: podanie o przyjęcie, życiorys/życiorysy, szczegółową ankietę personalną, ewentualne rekomendacje. Część II zawierała dokumenty wytworzone w ramach kontroli specjalnej, przeprowadzanej dla sprawdzenia osoby przyjętej do służby: zapytania do odpowiednich pionów ewidencyjnych i operacyjnych SB dot. funkcjonariusza i jego rodziny oraz zebrane informacje. Część III zawierała dokumenty dotyczące przebiegu służby, rozpoczynała się formularzem, w który wpisywano oddzielnie: personalia funkcjonariusza, kolejno zajmowane stanowiska i funkcje oraz grupy wynagrodzenia i delegacje służbowe, ewentualne kary regulaminowe i informacje o ich zatarciu, nagrody, okresy urlopów. Poza formularzem w części III znajdowały się wnioski przełożonych funkcjonariusza o przeniesienie, zmianę stanowiska i/lub awans, podania funkcjonariusza związane z jego służbą, opinie przełożonych, dokumentacja dyscyplinarna, rozkazy personalne, wnioski o odznaczenia i nagrody, oraz tekst ślubowania podpisany przez funkcjonariusza, dokumentacja dot. stanu zdrowia, zobowiązanie funkcjonariusza do zachowania tajemnicy po opuszczeniu służby, dokumentacja emerytalna. Z reguły nie umieszczano w aktach osobowych funkcjonariuszy informacji o prowadzonej przez nich pracy operacyjnej (prowadzonej agenturze i sprawach). „Akta osobowe funkcjonariusza” przechowywano w Departamencie Kadr MSW (dla pracowników MSW), lub w odpowiednich Wydziałach Kadr terenowych jednostek SB, po zakończeniu przez funkcjonariusza służby były archiwizowane w Wydziale „C” właściwym dla jednostki SB, w której funkcjonariusz zakończył służbę, lub w Wydziale IV Biura „C” MSW w przypadku funkcjonariuszy, którzy służbę zakończyli w jednostkach MSW. Akta oznaczano numerem archiwalnym składającym się z liczby porządkowej dziennika archiwalnego łamanej przez symbol dziennika: V (SB), VI (MO), VII (pracownicy cywilni resortu MSW), VIII (żołnierze resortu MSW).
akta zawierające dokumenty dotyczące wyjazdów zagranicznych obywateli polskich. „Akta paszportowe” wg Instrukcji 1970b dzieliły się na dwie części, z których I zawierała dokumenty składane przez osobę wnioskująca o wydanie paszportu: formularze wypełnione przez wnioskujących (lub delegujące ich instytucje) o wystawienie paszportu (z adnotacjami urzędowymi o zgodzie na wyjazd, wydaniu i zwrocie paszportu), zaproszenia itd.; część II akt miała zawierać dokumenty wytworzone w MSW: notatki, korespondencję z jednostkami operacyjnymi, postanowienia o zastrzeżeniu wyjazdów etc. Zgodnie z Instrukcją 1976 „akta paszportowe” winny zawierać wszystkie dokumenty związane z wydaniem (lub odmową wydania) paszportu lub innych dokumentów uprawniających do przekraczania granicy PRL (tzw. wkładki paszportowej, książeczki żeglarskiej, dokumentu podróży itd.), w tym: postanowienia o zastrzeżeniach wyjazdów, paszporty (dokumenty podróży), fotografie osób składających wnioski, wyniki sprawdzeń w kartotekach pionu „C” MSW, promesy wiz itp. Na wewnętrznej stronie okładek akt paszportowych można (w przypadku akt osób inwigilowanych) znaleźć naniesione przez jednostki pionu paszportowego SB pieczęci świadczące o wniesieniu tzw. zastrzeżenia (tj. zakazu) wyjazdów zagranicznych. „Akta paszportowe” były przechowywane w Biurze Paszportowym MSW/Wydziałach Paszportowych terenowych jednostek SB właściwych dla miejsca zamieszkania osób wnioskujących o wydanie paszportu. „Akta paszportowe” zakładano również osobom, które występowały o wystawienie książeczek żeglarskich uprawniających do wypływania poza granice morskie PRL; w przypadku osób, które uprzednio występowały o wydanie paszportu, kwestionariusze w sprawie wydania dokumentów żeglarskich włączano do „akt paszportowych” (Instrukcja 1984b, §2). Sygnatura „akt paszportowych” składała się z numeru akt poprzedzonego czteroliterowym symbolem serii składającym się z liter EA i dwóch liter odpowiadających jednostce paszportów SB, do której (zgodnie z miejscem zamieszkania wnioskującego) wpłynął wniosek o wydanie dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy.
wg Instrukcji WSW 1985, terminem akta personalne określano „[…] teczki akt personalnych żołnierzy [służby] zawodowej i pracowników cywilnych Wojskowej Służby Wewnętrznej, które zostały zakwalifikowane do kategorii archiwalnej, a także inna dokumentacja związana ze sprawami kadrowymi.”; Instrukcja WSW 1985, §3.3.
wg Instrukcji WSW 1985, terminem akta prewencji określano „akta (materiały) prewencji wytworzone w wyniku działalności działu prewencji organów WSW”; Instrukcja WSW 1985, §3.4.
w praktyce SB czynności zmierzające do złożenia dokumentów w składnicy były podzielone na dwa etapy: pierwszy dokonywał się w jednostce, która wytworzyła (przejęła od innej jednostki wzgl. podjęła z archiwum) akta, drugi w jednostce pionu „C”, która akta przyjmowała do przechowywania. Jednostka MSW/SB, która wytworzyła akta, była zobowiązana przekazać je uporządkowane zarówno od strony formalnej, tj. uzupełnione o dokumentację wskazującą jej podstawowe cechy oraz fakt zakończenia czynności, które prowadziły do ich wytworzenia, a także umożliwiającej dokonanie odpowiednich czynności ewidencyjnych w kartotekach i archiwum, oraz praktycznej, tj. w odpowiednim porządku. W przypadku archiwizowania akt operacyjnych, akt kontrolnych śledztw i akt współpracowników, oficer prowadzący sprawę był zobowiązany do udokumentowania jej zakończenia (wyeliminowania współpracownika z sieci agenturalnej) – tj. włączenia do akt odpowiedniego postanowienia o zakończeniu sprawy wzgl. współpracy (zatwierdzonego przez przełożonego); treść postanowienia musiała zawierać elementy istotne dla następnie dokonywanych w jednostce pionu „C” czynności ewidencyjnych. W odpowiednim postanowieniu o zakończeniu sprawy operacyjnej winny znajdować się informacje o przebiegu sprawy, powodach jej zakończenia wzgl. zaniechania, osobach (innych niż główny figurant sprawy), których dane należy umieścić w kartotece ogólnoinformacyjnej (KOI), o ile te osoby nie były już rejestrowane wcześniej, względnie których dane należało z KOI wycofać (w przypadku bezpodstawnego zarejestrowania), wskazanego przez oficera operacyjnego terminie przechowywania akt, wreszcie zastrzeżeniu dostępu do akt przez jednostkę archiwizującą. W teczce przekazywanej do archiwum winny się znaleźć, obok należycie wypełnionego postanowienia o zakończeniu sprawy (zakończeniu współpracy), także postanowienie o założeniu sprawy operacyjnej (dokumentacja przygotowania pozyskania i werbunku współpracownika). Składane do archiwum teczki personalne współpracowników winny zawierać wniosek o zakończeniu współpracy, zawierający skrótowe informacje o „podstawie pozyskania” współpracownika (przymus – materiały kompromitujące lub obciążające, tzw. „odpowiedzialność/lojalność obywatelska”, motywacja materialna), przebiegu współpracy, przyczynach zakończenia współpracy, ewentualnych możliwościach późniejszej współpracy (zarówno ponownego wykorzystania jako tajnego współpracownika, jak i zmiany kategorii współpracy na mniej angażującą – np. kontakt operacyjny). Obok wniosku o zakończenie współpracy, należało w archiwizowanej teczce personalnej współpracownika umieścić tzw. charakterystykę, będącą poszerzonym opisem przebiegu współpracy, w tym m.in. okoliczności werbunku, wartości uzyskiwanych od współpracownika informacji, wreszcie opisem jego osoby i środowiska w którym działał oraz powodów, dla których współpracę zakończono. Akta osobowe funkcjonariuszy SB były przekazywane przez Departament Kadr MSW lub wydziały kadr lokalnych jednostek SB do Biura „C” MSW lub właściwych wydziałów „C” wraz z kartami ewidencyjnymi z kartotek funkcjonariuszy niezwłocznie po zakończeniu służby przez funkcjonariuszy. Miejsce złożenia akt osobowych było zależne od jednostki SB, w której zakończyli oni służbę. Do Biura „C” MSW kierowano również odpisy kart ewidencyjnych składanych w wydziałach „C”. Z kart ewidencyjnych wycofanych z Departamentu Kadr wzgl. wydziałów kadr tworzono w Biurze „C” MSW oraz wydziałach „C” kartoteki byłych funkcjonariuszy – przy czym kartoteka Biura „C” MSW miała charakter ogólnopolski. Materiały administracyjne przekazywane były przez jednostki SB do archiwum pionu „C” w pierwszym kwartale każdego roku; przekazywano wyłącznie akta dotyczące zakończonych czynności – wg Instrukcji 1985a „[…] przez zakończenie sprawy rozumie się całkowite jej załatwienie (tj. załatwienie wszelkich wypływających z niej zobowiązań, lub utratę mocy zarządzeń, rozkazów itp.)”. Wraz z aktami administracyjnymi przekazywano dzienniki korespondencyjne i instrumenty pomocnicze (wykazy, skorowidze itp.) odnoszące się do akt. Materiały administracyjne przekazywano wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym (spis akt przekazanych) (drugi egzemplarz zatrzymywała jednostka, która wytworzyła akta). Do obowiązków jednostki przekazującej akta do archiwum należało praktyczne ich uporządkowanie polegające na usunięciu elementów metalowych, ułożeniu dokumentów w teczce w kolejności chronologicznej, foliacji, sporządzeniu wykazu osób występujących w aktach, tj. wykazu osób przechodzących, usunięciu i zniszczeniu tzw. dokumentów techniki operacyjnej, tzn. protokołów podsłuchów telefonicznych, pokojowych, potajemnie wykonanych fotografii etc., oraz fotokopii lub oryginałów potajemnie przechwyconej korespondencji, wreszcie usunięciu i zniszczenie minut i dokumentów powtarzających się. Akta o większej objętości miały być składane w teczkach o grubości grzbietu nie przekraczającej 5 cm, co szacowano na 300-400 kart zawartości. Po dokonaniu tych czynności, jednostka przekazywała akta do jednostki pionu „C”. Zasadą było, że akta zarejestrowanych spraw/współpracowników przekazywano do „komórki rejestrującej” (Wydziału I Biura „C” MSW, w jednostkach terenowych do odpowiedniej grupy Wydziału „C”/ Wydziału Zabezpieczenia Operacyjnego), akta nierejestrowanych spraw/współpracowników przekazywano bezpośrednio do archiwum (Wydziału II Biura „C” MSW). Akta operacyjne inne niż akta współpracowników i spraw operacyjnych przekazywano do jednostek pionu „C” podobnie jak akta administracyjne, tj. wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym (spisem akt przekazanych). W jednostce pionu „C” (Wydziale I Biura „C” MSW) odnotowywano w dzienniku rejestracyjnym zakończenie sprawy/współpracy (w przypadku spraw uprzednio zarejestrowanych) i odsyłano akta do składnicy akt (Wydziału II Biura „C” MSW). W Wydziale II Biura „C” MSW rejestrowano archiwizację akt w dzienniku archiwalnym, nanoszono numer archiwalny (i numery tomów) na okładki sprawy i sporządzano włączaną następnie do akt notatkę z opracowania pod względem ewidencyjno-operacyjnym i archiwalnym akt sprawy (wzoru EO-46) i wypisywano karty ewidencyjne, włączane następnie do kartoteki ogólnoinformacyjnej (E-14, E-14/1), kartoteki zagadnieniowej (EO-130) i inwentarzy archiwalnych (EO-59, skorowidza alfabetycznego, inwentarza wg jednostki prowadzącej sprawę, inwentarza wg powodu złożenia spraw do archiwum, inwentarza wg kryptonimów spraw), w przypadku archiwizowania akt współpracowników wypisywano karty E-14 do kartoteki ogólnoinformacyjnej oraz karty do inwentarzy wg: pseudonimów, miejsca pracy, zawodów, miejsca zamieszkania, znajomości języków obcych oraz inwentarzy wg: wykorzystywania do zagadnień operacyjnych, narodowości, zainteresowań, zamieszkania za granicą PRL, powodów wyeliminowania z sieci agenturalnej, jednostki prowadzącej sprawę. Na karcie E-14 oprócz danych dotyczących „figuranta”, nazwy jednostki składającej akta do archiwum, numeru rejestracyjnego, „zabarwienia sprawy” i numeru archiwalnego umieszczano również informację o zastrzeżeniu akt przez jednostkę operacyjną SB (tj. o zakazie wypożyczania akt bez zgody jednostki). Akta oznaczone numerem archiwalnym i zewidencjonowane we wszystkich odpowiednich kartotekach były następnie umieszczane w magazynie akt w ten sposób, by możliwe było ich odnalezienie wg numeru archiwalnego. Zarchiwizowane akta osobowe funkcjonariuszy były rejestrowane w dzienniku archiwalnym, oznaczano je następnie numerem archiwalnym. Karty ewidencyjne funkcjonariuszy przesłane przez Departament Kadr MSW do Biura „C” MSW wzgl. przez wydziały kadr lokalnych jednostek SB do wydziałów „C” były również oznaczane numerem archiwalnym i włączane do kartotek funkcjonariuszy (odpisy kart przesyłane z lokalnych wydziałów „C” do Biura „C” były również oznaczane numerem archiwalnym). Zgodnie z zapisami Instrukcji 1985a z akt zwalnianych funkcjonariuszy przy archiwizacji należało wyłączyć i zwrócić dokumenty własne byłego funkcjonariusza (świadectwa urodzenia, szkolne, dyplomy, wyciągi aktów stanu cywilnego, zaświadczenia etc.), oraz raporty składane przez niego podczas służby (powiadomienie o zawarciu małżeństwa, prośby o zezwolenie na wyjazd zagraniczny lub podjęcie pracy dodatkowej) i niektóre dokumenty wytworzone w związku ze służbą (wnioski o awans lub „przegrupowanie”, akta postępowań dyscyplinarnych nie zakończonych wydaleniem ze służby, opinie). Przegląd zachowanych akt osobowych funkcjonariuszy dowodzi jednak, że powyższy zapis nigdy nie był obserwowany (co najwyżej zwracano funkcjonariuszom ich własne dokumenty). Przekazywane do archiwum materiały administracyjne odnotowywano w rejestrze spisów akt przekazanych (tj. w dzienniku archiwalnym spisów zdawczo-odbiorczych); na podstawie analizy zarchiwizowanych akt administracyjnych sporządzano również kartotekę (katalog) „zagadnieniowo-tematyczną” złożoną ze znormalizowanych kart katalogowych NDAP. Archiwizacja – w przypadku akt spraw operacyjnych i teczek personalnych oraz teczek pracy współpracowników – była faktycznie jedynie procedurą ewidencjonowania i składowania akt. Możliwość wycofania akt z archiwum przez jednostkę operacyjną i włączenia do akt nowych spraw operacyjnych wraz z dokumentacją wytwarzaną na bieżąco, powodowała, że terminy „archiwizacja”, „złożenia do archiwum” etc. stosowane w pionie „C” SB nie odpowiadały tym pojęciom w powszechnie stosowanej terminologii archiwalnej. Zarówno podejmowanie zarchiwizowanych akt operacyjnych do czynnego wykorzystania, jak i możliwość komasacji akt były spowodowane podporządkowaniem praktyki archiwalnej w SB celom i wymogom pracy operacyjnej.
