Trudne początki

Zbudowanie od podstaw archiwum IPN, zgromadzenie w nim prawie 90 kilometrów akt wraz z ich równoczesnym udostępnianiem, to przedsięwzięcie organizacyjne bez precedensu w najnowszych dziejach polskich archiwów. Co oznacza 90 kilometrów? Wyobraźcie sobie Państwo 90 km książek, ustawionych jedna za drugą, stykających się grzbietami...

Image
Image

Informator o zasobie archiwalnym IPN całościowo opisuje zgromadzone w Instytucie archiwalia

Inwentarz archiwalny: wskazówki dotyczące wyszukiwania

Użytkownicy inwentarza archiwalnego mają do wyboru dwie możliwości prowadzenia poszukiwań: przy pomocy wyszukiwarki pełnotekstowej oraz przy pomocy tzw. wyszukiwarki strukturalnej. Pierwsza umożliwia wyszukiwanie zagadnień, osób, spraw, problemów, wzmiankowanych w materiałach archiwalnych, druga umożliwia przeglądanie opisów przypisanych do wybranego przez użytkownika działu archiwum, i dalej, do zespołu (zbioru) archiwalnego oraz jego struktur, w oparciu o które usystematyzowaliśmy te dokumenty.

  • 1. Wyszukiwanie pełnotekstowe

    Okno wyszukiwarki pełnotekstowej, znajdujące się w lewej części ekranu, przyjmuje polskie i niemiecke znaki diakrytyczne. Nie ma znaczenia wielkość liter wprowadzanych do okna wyszukiwarki: można wprowadzać zarówno małe, jak i wielkie litery. Wyszukiwarka wyszukuje po polach: Zespół (zbiór) archiwalny, Podzespół, Seria, Podseria, Numer rejestracyjny, Kryptonim, Tytuł j.a., Opis j.a., Daty skrajne (z uwzględnieniem anteriorów i posteriorów), Sygnatura dawna, Sygnatura mikrofilmu, Sygnatura IPN. Prezentowanie rezultatów wyszukiwania odbywa się z zachowaniem następujących zasad:

    • a. Kwerendę uruchamia przycisk funkcyjny Szukaj lub wciśnięcie przycisku Enter na klawiaturze komputera.
    • b. Inwentarz archiwalny podaje liczbę odpowiedzi możliwych do zaprezentowania.
    • c. Inwentarz archiwalny wskazuje skrócone widoki rekordów w formie listy jednostek archiwalnych. Widoki te umożliwiają wgląd w całość rekordu.
    • d. Szukana fraza (frazy), tj. określone przez użytkownika kryterium wyszukiwawcze, jest wytłuszczona.
    • e. Powrót do listy wyszukiwania możliwy jest przy użyciu przycisku Powrót do listy wyników.
    • f. Zamieszczony w oknie wyszukiwarki przycisk Wyczyść umożliwia zrezygnowanie ze wskazanych wcześniej kryteriów wyszukiwania i powrót do pierwszej strony inwentarza.
  • 2. Wyszukiwarka strukturalna

    Wyszukiwanie według metody strukturalnej zakłada prezentowanie zapisów inwentarza od „ogółu do szczegółu”. Wyszukiwanie rozpoczyna się od wskazania działów archiwum IPN, następnie aktotwórców, zespołów (zbiorów) archiwalnych przypisanych do tego działu, następnie podzespołu, serii, podserii (o ile te elementy istnieją w strukturze opisu), aby w ostateczności wskazać skrócone opisy archiwalne (zasady pokazywania skróconych opisów archiwalnych zob. pkt 1: Wyszukiwanie pełnotekstowe). Listę opisów archiwalnych, tj. listę wyników wyszukiwania, poprzedzają fragmenty opisów zespołów (zbiorów) archiwalnych, podzespołów, serii i podserii. Rezultatem takiej nawigacji po inwentarzu jest np. możliwość wglądu w opisy wszystkich akt administracyjnych MSW, wytworzonych przez poszczególne komórki organizacyjne np.: Gabinet Ministra, poszczególne departamenty, zarządy etc. Wyszukiwarka pełnotekstowa oraz wyszukiwarka strukturalna są ze sobą powiązane: możliwe jest wskazanie obszaru wyszukiwania poprzez wybranie zespołu (zbioru) archiwalnego, podzespołu, serii, podserii oraz zdefiniowanie tekstowych kryteriów poprzez wpisanie hasła lub zbioru haseł w okno wyszukiwarki pełnotekstowej.

  • 3. Komentarze dot. zespołów (zbiorów) archiwalnych, podzespołów, serii, podserii

    Aby umożliwić użytkownikom lepsze zrozumienie opisów archiwalnych dla poszczególnych jednostek, inwentarz udostępnia dane kontekstowe, czyli informacje, jaka instytucja (lub jej część) wytworzyła dokumenty, jaka była historia tej instytucji i losy akt, jaki mają one charakter itd. Dostęp do tych informacji możliwy jest z poziomu opisu szczegółowego jednostki archiwalnej, z pól Nazwa zespołu (zbioru) archiwalnego, Podzespół, Seria, Podseria. Dane kontekstowe, prezentowane w wersji skróconej z możliwością wglądu w całość opracowanego opisu, poprzedzają listę jednostek archiwalnych wywołaną przy użyciu wyszukiwarki strukturalnej.

  • 4. Słownik terminów

    Niezrozumiałe terminy z opisów archiwalnych wyjaśnione są w załączonym do inwentarza słowniku (funkcja Słownik terminów). Wykorzystywanie tej pomocy pozwoli poznać m.in. tajniki ewidencji operacyjnej organów bezpieczeństwa państwa i przybliży zagadnienia aktotwórcze i archiwoznawcze. Słownik ułożony jest alfabetycznie. Słownik zawiera hasła skojarzone, które odwołują się do innych haseł. Użycie funkcji Zobacz również umożliwia przechodzenie pomiędzy poszczególnymi hasłami.

Mamy nadzieję, że przygotowana przez archiwistów aplikacja przyczyni się do upowszechnienia wiedzy o zasobie archiwalnym Instytutu Pamięci Narodowej i okaże się użytecznym narzędziem przy prowadzeniu badaniach naukowych.