Trudne początki

Zbudowanie od podstaw archiwum IPN, zgromadzenie w nim prawie 90 kilometrów akt wraz z ich równoczesnym udostępnianiem, to przedsięwzięcie organizacyjne bez precedensu w najnowszych dziejach polskich archiwów. Co oznacza 90 kilometrów? Wyobraźcie sobie Państwo 90 km książek, ustawionych jedna za drugą, stykających się grzbietami...

Image

NOWE INICJATYWY: portal "Archiwum Pełne Pamięci"

Archiwum IPN, poczuwając się do odpowiedzialności za dokumentowanie losów Polaków, świadków i uczestników historii, doświadczonych w wyniku wydarzeń lat 1917-1990 uruchomiło projekt „Archiwum Pełne Pamięci” (http://archiwumpamieci.pl). Jest on częścią szerszej kampanii mającej na celu uświadomienie osobom posiadającym w prywatnych zbiorach ciekawe dokumenty, fotografie, wspomnienia i relacje o możliwości ich przekazania do Archiwum IPN.
(zobacz zwiastun spotu)

Image

NOWE INICJATYWY: portal "Trzecia pielgrzymka papieża Jana Pawła II do Polski w dokumentach zasobu IPN"

8 czerwca 2017 r., w 30. rocznicę rozpoczęcia trzeciej pielgrzymki papieża Jana Pawła II do Polski Archiwum IPN uruchomiło tematyczny portal internetowy. Na stronie http://www.trzeciapielgrzymka.ipn.gov.pl znajdą Państwo skany dokumentów, fotografie, filmy, mapy i inne interesujące pamiątki ostatniej podróży papieża Jana Pawła II do Polski Ludowej.
(zobacz zwiastun portalu)

Image
Image

Informator o zasobie archiwalnym IPN całościowo opisuje zgromadzone w Instytucie archiwalia

RZI: rzeczowe źródła informacji.

Zobacz również: Rzeczowe źródła informacji (RZI)
Raport: określenie odpowiadające w zależności od treści pisemnemu wnioskowi (o opracowanie KTW, założenie sprawy operacyjnej), meldunkowi (ze spotkania ze współpracownikiem, dokonanych działaniach operacyjnych), prośbie o zezwolenie (na werbunek, rozmowę operacyjną, ale także urlop itd.) itd. Określenie raport oddawało stosunek zależności pomiędzy stroną raportu składającą (podwładny) a przyjmującą lub zatwierdzającą (przełożony).

Zobacz również: Kandydat na tajnego współpracownika (KTW)
Rejestr numerowy akt paszportowych: dziennik rejestracyjny prowadzony w jednostkach paszportowych SB (Biuro Paszportów MSW i wydziały paszportowe jednostek terytorialnych SB), w którym odnotowywano wpływ wniosku o wystawienie paszportu oraz tzw. wkładkę paszportową i założenie akt paszportowych lub/i wpływ podania o wydanie tzw. jednorazowej wkładki paszportowej uprawniającej do wyjazdu do Jugosławii lub Albanii oraz wniosków o wydanie paszportu zbiorowego dla grup turystycznych wyjeżdżających do Bułgarii, Czechosłowacji, NRD, Rumunii, Węgier i ZSRR (dokonanie uprawniającego do przekraczania granicy wpisu w dowodzie osobistym w przypadku decyzji pozytywnej rejestrowano wyłącznie w kartotece paszportowej, w rejestrze numerowym akt paszportowych rejestrowano tylko w przypadku decyzji odmownej). Numer kolejny rejestru numerowego akt paszportowych poprzedzony czteroliterowym oznaczeniem jednostki paszportów SB tworzył sygnaturę akt paszportowych. Wpływ kolejnych podań składanych przez tę samą osobę w tej samej co uprzednio jednostce paszportowej SB (właściwej dla jej miejsca zamieszkania) nie był odnotowywany w rejestrze numerowym akt paszportowych, lecz w kartotece paszportowej, kolejne podania włączano do akt paszportowych. Instrukcja 1976, §2-4.

Zobacz również: Akta paszportoweInstrukcja 1976
Rejestr spisów akt przekazanych: wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt administracyjnych i operacyjnych (innych niż akta spraw operacyjnych i współpracowników), których archiwizacja nie była odnotowywana w dziennikach archiwalnych (spis akt przekazanych, archiwizacja). „Rejestr spisów akt przekazanych” był instrumentem ewidencjonującym przekazane do archiwum akta, miał również wskazywać stan ich zachowania (liczbę wybrakowanych i przekazanych do innych archiwów teczek) oraz miejsce przechowywania w magazynie archiwum. „Rejestr spisów akt przekazanych” był księgą wpisów, zawierającą tabelę złożoną z czternastu kolumn: 1. „L.p.”, 2. „Data spisu akt przekazanych (zdawczo-odbiorczego)”, 3. „Nazwa jednostki (instytucji) przekazującej”, 4. „Rok powstania akt”, 5-6. „Ilość teczek [5.] wg spisu akt przekazanych, [6.] przejętych”, 7-9. „Rozliczenie z akt: [7.] zniszczono, [8.] przekazano, [9.] pozostało”, 10-13. „Rozmieszczenie akt: [10.] sala, [11.] regał, [12.] półka, [13.] nr teczki”, 14. „Uwagi”.

Zobacz również: Dziennik archiwalnyArchiwizacjaSpis akt przekazanych
Rejestr spraw operacyjnych i dokumentacji operacyjnej Departamentu I MSW: dziennik rejestracyjny Departamentu I MSW; rejestr był księgą z kolumnami: „numer rejestracyjny sprawy”, „kryptonim” (tu niejednokrotnie wpisywano nazwisko osoby rejestrowanej), „rodzaj sprawy”, „data rejestracji”, „Wydział i nazwisko pracownika rejestrującego sprawę”, „data przekazania do archiwum”, „N[ume]r archiwalny”, „Wydział i nazwisko pracownika przekazującego sprawę do archiwum”, „uwagi”. W rejestrze ewidencjonowano sprawy operacyjne, współpracowników oraz inną dokumentację, m.in. zeszyty ewidencyjne teczek pracy, teczki spraw tematycznych, teczki rezydentur, segregatory z korespondencją etc. Instrukcja 1980a, § 5.2.

Zobacz również: Dziennik rejestracyjnyInstrukcja 1980a
Rejestr uciekinierów: dziennik rejestracyjny, w którym rejestrowano osoby, które „nielegalnie przekroczyły granicę PRL” oraz osoby, które nie powróciły do kraju w terminie wyznaczonym w paszporcie (nie dalej niż w ciągu 30 dni po zakończeniu delegacji służbowej, 3 miesięcy po zakończeniu zorganizowanej wycieczki turystycznej lub jednego roku w przypadku wyjazdów indywidualnych). Rejestry uciekinierów były prowadzone w Wydziałach Paszportów WUSW (DUSW, RUSW); Rejestr uciekinierów miał zawierać następujące rubryki: „liczba porządkowa”, „nazwisko i imię”, „data urodzenia”, „numer akt paszportowych”, „rok wyjazdu”, „data rejestracji”, „uwagi”. Numer liczby porządkowej był jednocześnie numerem rejestru uciekinierów, poprzedzony literami „ZU” był nanoszony na akta paszportowe i na dotyczącą osoby „uciekiniera” kartę ewidencyjną akt paszportowych w kartotece paszportowej. Instrukcja 1985b (§23, §27).

Zobacz również: Akta paszportoweInstrukcja 1985b
Rejestracja: zespół czynności dokonywanych w celu wprowadzenia do kartotek i innych środków ewidencyjnych informacji o prowadzonych przez SB sprawach operacyjnych, oraz osobach, instytucjach i wydarzeniach pozostających w „zainteresowaniu operacyjnym” SB. Rejestracja, przepisy; Rejestracja, podstawowe procedury; Rejestracja, regulacje Instrukcji 1970a; Rejestracja, regulacje Instrukcji 1972b; Rejestracja, regulacje Wytycznych 1972; Rejestracja KTW i kandydatów do innych kategorii współpracy; Rejestracja TW i innych kategorii współpracowników; Rejestracja zasadzek, ZPO i SPZ; Rejestracja śledztw (postępowań przygotowawczych); Rejestracja materiałów wstępnych; Rejestracja kontaktów operacyjnych i zainteresowań operacyjnych; Rejestracja faktów i zdarzeń; Rejestracja notatek, informacji, opracowań problemowych; Rejestracja spraw operacyjnych, teczek kontrolnych spraw operacyjnych i osób objętych sprawami operacyjnymi; Rejestracja osób niepożądanych w PRL; Rejestracja zakazów („zastrzeżeń”) wyjazdów zagranicznych; Rejestracja, zmiany związane z wykorzystaniem elektronicznego systemu przetwarzania danych; Rejestracja, inne środki ewidencyjne; Rejestracja księży katolickich; Rejestracja parafii katolickich; Rejestracja w ewidencji operacyjnej Departamentu I MSW, zabezpieczenie.

Zobacz również: RejestracjaRejestracja KTW i kandydatów do innych kategorii współpracyRejestracja TW i innych kategorii współpracownikówRejestracja zasadzek, ZPO i SPZRejestracja śledztw (postępowań przygotowawczych)Rejestracja materiałów wstępnychRejestracja kontaktów operacyjnych i zainteresowań operacyjnychRejestracja faktów i zdarzeńRejestracja notatek, informacji, opracowań problemowychRejestracja spraw operacyjnych, teczek kontrolnych spraw operacyjnych i osób objętych sprawami operacyjnymiRejestracja osób niepożądanych w PRLRejestracja zakazów („zastrzeżeń”) wyjazdów zagranicznychRejestracja, inne środki ewidencyjneRejestracja księży katolickichRejestracja parafii katolickichRejestracja w ewidencji operacyjnej Departamentu I MSWZabezpieczenie (zabezpieczenie operacyjne)Instrukcja 1970aInstrukcja 1972bWytyczne 1972
Rejestracja KTW i kandydatów do innych kategorii współpracy: jednostki operacyjne SB zgłaszały do rejestracji KTW oraz kandydatów do innych kategorii współpracy kartą EO-4, razem z nią przedkładając kartę E-15 z wynikami sprawdzeń dotyczących osoby kandydata. Jednostka pionu „C” zgłoszoną osobę sprawdzała ponownie w kartotekach, by ustalić, czy od sprawdzenia do zgłoszenia rejestracji nie została zarejestrowana przez inną jednostkę operacyjną SB. Jeżeli zgłaszana osoba była już rejestrowana, jednostka pionu „C” kontaktowała się z jednostką operacyjną SB, która rejestracji dokonała i postępowała dalej wg jej wskazówek. Jeżeli osoba wytypowana do pozyskania nie była aktualnie zarejestrowana przez inną jednostkę, rejestrowano ją w dzienniku rejestracyjnym, przesłaną kartę EO-4 umieszczano w kartotece statystycznej KTW i kandydatów do innych kategorii współpracy. Na podstawie zapisów karty EO-4 wypełniano kartę EO-4-A, którą włączano do kartoteki ogólnoinformacyjnej. Jednostce operacyjnej SB wydawano okładki teczki KTW opieczętowane przez jednostkę pionu „C” z adnotacją o numerze rejestracyjnym i dacie rejestracji oraz zwracano kartę E-15. Przy rejestrowaniu KTW i kandydatów do innych kategorii współpracy wypełniano karty EO-131 i EO-134 włączane do kartotek tematycznych: adresowej i wg miejsca pracy. W przypadku zakończenia opracowania KTW lub kandydata do innej formy współpracy (tj. odstąpienia od werbunku lub jego niepowodzenia) jednostka operacyjna SB przesyłała do pionu „C” akta kandydata, tam wyłączano dotyczące go karty z kartoteki statystycznej KTW i z kartotek tematycznych, na podstawie zarchiwizowanych akt i wycofanych kart opracowywano kartę E-14 przesyłaną do kartoteki ogólnoinformacyjnej. Przesłane akta rejestrowano w dzienniku archiwalnym o sygnaturze I. W przypadku, gdy jednostka operacyjna SB po odstąpieniu od opracowywania kandydata postanowiła włączyć jego akta do sprawy operacyjnej, powiadamiała jednostkę pionu „C” kartą E-16, podając numer rejestracyjny i kategorię sprawy. Wówczas dokonywano odpowiednich zmian w dzienniku rejestracyjnym i przenoszono kartę EO-4 z odpowiednimi adnotacjami do kartoteki statystycznej spraw operacyjnych.

Zobacz również: Kandydat na tajnego współpracownika (KTW)Dziennik rejestracyjnyTeczka kandydata na tajnego współpracownika (KTW)Numer rejestracyjnyDziennik archiwalny
Rejestracja TW i innych kategorii współpracowników: dokonanie werbunku kandydata do współpracy (KTW, kandydatów na właścicieli LK i skrzynek adresowych, dysponentów MK) jednostki operacyjne SB zgłaszały kartą EO-4 w celu zmiany zapisów w dzienniku rejestracyjnym oraz włączenia jej do kartoteki statystycznej TW. Uprzednio przesłaną kartę EO-4 dotycząca kandydata do werbunku wycofywano z kartoteki statystycznej KTW. Mieszkania kontaktowe (MK), będące własnością MSW oraz skrzynki adresowe, w których nie były meldowane żadne osoby, rejestrowano kartą EO-4, w której wypełniano wyłącznie dział II. W przypadku, gdy osoba pozyskana do współpracy nie była uprzednio zarejestrowana jako kandydat, jednostka operacyjna SB zgłaszała ją do rejestracji kartą EO-4. Wówczas w jednostce pionu „C” sprawdzano, czy osoba zgłoszona do rejestracji nie została już zarejestrowana przez inną jednostkę SB; w przypadku, gdy tak nie było, osoba taka była rejestrowana w dzienniku rejestracyjnym i wypełniano kartę EO-4-A, którą włączano do kartoteki ogólnoinformacyjnej. Kartę EO-4 włączano do kartoteki statystycznej TW, jednostki terytorialne pionu „C” sporządzały odpis karty EO-4, którzy przesyłano do Wydziału I Bura „C” MSW w celu włączenia do kartoteki statystycznej. Jeżeli osoba rejestrowana jako współpracownik była tam już zgłoszona jako kandydat, powiadamiano Wydział I Biura „C” MSW o werbunku za pomocą karty E-16. Osoby „podjęte na kontakt”, tj. takie, z którymi ponownie nawiązano współpracę po wyeliminowaniu ich z sieci agenturalnej, a także współpracowników przejętych z innych jednostek terytorialnych SB, rejestrowano w dzienniku rejestracyjnym pod nowym numerem rejestracyjnym. Przy rejestrowaniu TW, rezydentów, konsultantów, ekspertów, dysponentów MK, właścicieli LK, skrzynek kontaktowych, itp. współpracowników, wypełniano karty EO-132 (pseudonimową), EO-135 (wg znajomości języków obcych), EO-134 (wg zawodu), EO-134A (wg miejsca pracy; EO-137), EO-131 (adresową), EO-136 (wg narodowości), włączane następnie do odpowiednich kartotek tematycznych. Jednostce operacyjnej SB wydawano opieczętowane i oznaczone numerem rejestracyjnym i datą rejestracji okładki teczki personalnej i teczki pracy TW, względnie teczki LK, MK itd. O zmianach w rejestracji jednostki operacyjne informowały pion „C” za pomocą karty E-16. Niezależnie, jednostki pionu „C” okresowo (raz w roku) przesyłały do jednostek operacyjnych karty EO-4-D, by po ich zwrocie nanieść ewentualnie dokonane zmiany do zapisów dziennika rejestracyjnego i kartoteki statystycznej. W przypadku wyeliminowania współpracownika z sieci agenturalnej, jednostka operacyjna przesyłała akta do pionu „C” (archiwizowała), gdzie odnotowywano zdjęcie współpracownika z ewidencji w dzienniku rejestracyjnym, wycofywano dotyczące go karty z kartoteki statystycznej i kartotek tematycznych, sporządzano kartę E-14, którą przekazywano do kartoteki ogólnoinformacyjnej. Akta wyeliminowanego współpracownika rejestrowano w dzienniku archiwalnym o sygnaturze I. Jednostki terenowe pionu „C” informowały Wydział I Biura „C” MSW o wyrejestrowaniu współpracowników przesyłając odpis karty E-14, w której wskazywano powód wyrejestrowania, numer rejestracyjny, jednostkę operacyjną SB prowadząca współpracownika, numer archiwalny akt i miejsce ich złożenia. W Wydziale I Biura „C” MSW na podstawie informacji z odpisu karty E-14 wycofywano odpis karty EO-4 z kartoteki statystycznej, odpis karty E-14 przesyłano następnie do Wydziału III Biura „C” MSW w celu włączenia, w miejsce karty EO-4-A, do kartoteki ogólnoinformacyjnej.

Zobacz również: Kandydat na tajnego współpracownika (KTW)Lokal kontaktowy (LK)Skrzynka adresowa (SA)Dysponent lokalu kontaktowego (lokalu przejściowego, lokalu bazy, punktu odbioru)Mieszkanie konspiracyjne (MK)"C", pionWydział I Biura "C" MSWNumer rejestracyjnyRezydentKonsultantTeczka personalna TWTeczka pracy TWTeczka lokalu kontaktowego (LK), mieszkania konspiracyjnego (MK)Dziennik rejestracyjnyDziennik archiwalnyWydział III Biura "C" MSWTajny współpracownik (TW)
Rejestracja [WSW]: Rejestracja [WSW] – definicja rejestracji wg zapisów Instrukcji 1987 brzmiała: „nadanie osobie rejestrowanej lub sprawie operacyjnej numeru z jednoczesnym zabezpieczeniem [WSW] jej przed podejmowaniem działań kontrwywiadowczych przez inny organ” (§4.1). Oznaczało to umieszczenie odpowiednich zapisów w instrumentach ewidencyjnych WSW oraz Biura „C” MSW i nadanie numeru rejestracyjnego aktom sprawy operacyjnej wzgl. współpracy. Procedur rejestracji dotyczył rozdział IV (§44-50) Instrukcji 1987, regulujący kwestie rejestrowania współpracowników WSW (TW WSW, NP, OZ WSW), właścicieli i dysponentów LK WSW i MT oraz spraw operacyjnych (kategorie spraw operacyjnych WSW) i osób inwigilowanych w ramach spraw operacyjnych. Dokonywanie zabezpieczeń WSW było regulowane odrębnym rozdziałem III Instrukcji 1987, podobnie jak rejestrowanie w kartotekach WSW utraconych dokumentów tajnych, broni, dezerterów, podejrzanych kontaktów było ujęte w rozdziale V, a osób traktowanych jako potencjalnie niebezpieczne dla utrzymania tajemnicy wojskowej w rozdziale VI Instrukcji 1987. Rejestracji podlegali wszyscy współpracownicy WSW, właściciele i dysponenci LK i MT, oraz wszystkie osoby inwigilowane w ramach spraw operacyjnych prowadzonych przez jednostki WSW, tj. „osoby objęte rozpoznaniem, wyjaśnianiem, poszukiwaniem, w tym także ujwaniane w toku prowadzenia sprawy zaraz po ich ustaleniu” (Instrukcja 1987, §50). Rejestracja współpracowników WSW, właścicieli i dysponentów LK i MT WSW oraz osób inwigilowanych przez WSW dokonywała się poprzez przesłanie (po dokonaniu werbunków/założeniu spraw operacyjnych) przez jednostkę operacyjną WSW do Wydziału III Zarządu V Szefostwa WSW za pośrednictwem właściwego zarządu WSW trzech egzemplarzy wypełnionych kart wzoru EO-1/75 i karty wzoru EO-4/62 (tej ostatniej po jednym egzemplarzu na każdą osobę rejestrowaną; w przypadku podwójnych nazwisk lub imion wypełniano podwójną liczbę kart – dodatkowe karty z nazwiskami/imionami podanymi w odwrotnej kolejności). Dane z kart EO-1/75 były wpisywane do książek ewidencyjnych nr 1 lub nr 2 prowadzonych w jednostce WSW, następnie we właściwym dla jednostki operacyjnej Zarządzie WSW nadawano numer rejestracyjny współpracownikowi wzgl. właścicielowi LK, MT lub sprawie operacyjnej i nanoszono ów numer na karty EO-1/75 i EO-4/62; jedną z kart EO-1/75 zatrzymywano w kartotece prowadzonej w Zarządzie WSW, a pozostałe dwie EO-1/75 i kartę EO-4/62 przesyłano do Wydziału III Zarządu V Szefostwa WSW. W Wydziale III Zarządu V Szefostwa WSW dane z nadesłanych kart odnotowywano w centralnych rejestrach osób i spraw, po czym karty EO-1/75 były włączane do kartotek WSW, a karta EO-4/62, sygnowana przez szefa Wydziału III Zarządu V Szefostwa WSW była odsyłana do Biura „C” MSW, gdzie była włączana do kartoteki ogólnoinformacyjnej. O zmianach wymagających odnotowania w kartotekach (zmiana pseudonimu/kryptonimu, kategorii współpracy wzgl. sprawy operacyjnej, zmiana jednostki WSW lub oficera prowadzącego sprawę/współpracownika, przekazanie TW WSW „na łączność” NP, zmiana kierunku wykorzystania współpracownika – EO-1/75, zmiana adresu lub przydziału osoby rejestrowanej itd.) informowano odpowiedni Zarząd WSW oraz Wydział III Zarządu V Szefostwa WSW kartą E-16.

Zobacz również: Instrukcja WSW 1987Tajny współpracownik (TW)Nieoficjalny pracownik [WSW]Osobowe źródło informacji (OZI)Lokal kontaktowy (LK)Kategorie spraw operacyjnych WSWWydział III Zarządu V Szefostwa Wojskowej Służby WewnętrznejKartoteka ogólnoinformacyjna (KOI)Zabezpieczenie [WSW]
Rejestracja faktów i zdarzeń: fakty i wydarzenia jednostki operacyjne SB zgłaszały do rejestracji kartą EO-4 bądź przesyłając do jednostki pionu „C” meldunek lub pisemną informację (wówczas odpowiednią kartę EO-4 wypełniano w jednostce pionu „C”). Zgłoszone fakty rejestrowano w dzienniku rejestracyjnym, karty EO-4 składano w kartotece statystycznej prowadzonej wg jednostek rejestrujących, form „wrogiej działalności”, nazw zakładów pracy („obiektów”, instytucji), w których miały miejsce zgłaszane wydarzenia, działów gospodarki narodowej. W przypadku, gdy zgłaszane wydarzenia miały miejsce poza obszarem terytorialnym działania jednostki terenowej SB, jednostka pionu „C” sporządzała odpis karty EO-4 i przesyłała wg właściwości terytorialnej do odpowiedniej jednostki pionu „C” i odnotowywała na pozostawionej u siebie karcie EO-4 przekazanie odpisu. W przypadku rejestrowania poważnych wydarzeń (m.in. awarie, wybuchy, katastrofy, strajki, kolportaż ulotek itd.) w instytucjach i zakładach pracy pozostających w nomenklaturze Komitetu Centralnego PZPR, jednostki terenowe pionu „C” przesyłały odpisy kart EO-4 do Wydziału I Biura „C” MSW. W Wydziale I Biura „C” MSW z tych kart tworzono odrębną „centralną ewidencję faktów i zdarzeń”. Przy rejestrowaniu faktów i wydarzeń mających miejsce w zakładach przemysłowych i instytucjach pozostających w nomenklaturze KC PZPR (tj. tych, których kierownictwo było wyznaczane na podstawie opinii/wniosku KC PZPR), oprócz karty EO-4 wypełniano formularz EO-54 (dot. metod „ochrony” zakładu lub instytucji przez SB oraz zarejestrowanych tam wydarzeń). Terenowe jednostki pionu „C” wypełniały formularze E-54 na podstawie kart EO-4, którymi ewidencjonowano fakty i wydarzenia dotyczące zakładów i instytucji pozostających w nomenklaturze Komitetów Wojewódzkich PZPR. Informacje o wydarzeniach były wyrejestrowywane z pomocy ewidencyjnych na podstawie przesłanej przez jednostkę operacyjną karty E-16 lub pisemnych wyjaśnień. Karty EO-4, którymi zarejestrowano materiały wstępne, były wówczas wycofywane z kartoteki statystycznej i umieszczane w odrębnej kartotece uporządkowanej wg jednostek operacyjnych SB i „form wrogiej działalności”. W przypadku, gdy w wyniku wyjaśnień okazało się, że zarejestrowane wydarzenia nie miały charakteru zamierzonego sabotażu lub działalności opozycyjnej („okazały się zdarzeniem losowym lub też niezawinionym czynem osoby lub osób działających bez wrogich pobudek”), karty EO-4 wycofywano z kartoteki statystycznej i przechowywano oddzielnie przez pięć lat, po czym były niszczone.
Rejestracja informacji dotyczących osób i zagadnień [WSW]: Rozdział V Instrukcji 1987 („Zgłaszanie uzyskanych przez kontrwywiad informacji dotyczących osób i zagadnień”, §51-59) regulował kwestie zgłaszania i ewidencjonowania w WSW informacji o utracie tajnych dokumentów lub utajnionych przedmiotów, utraconej (skradzionej lub zaginionej) broni i środkach bojowych, żołnierzach, którzy zdezerterowali z bronią w ręku, względnie z zamiarem ucieczki za granicę lub w porozumieniu z innymi osobami, utrzymywaniu przez żołnierzy zawodowych i pracowników cywilnych wojska kontaktów z osobami mieszkającymi w „krajach kapitalistycznych” (oraz kontaktach wszelkich innych osób, o ile wymagały tego „względy kontrwywiadowcze”) oraz o osobach „rozpoznawanych [tj. inwigilowanych w ramach spraw operacyjnego rozpoznania] w związku z zajmowaniem negatywnych postaw politycznych”. Zgłaszanie tych informacji miało być niezależne od dokonywania zabezpieczenia [WSW] i rejestracji [WSW] osób i spraw. Zagubione lub skradzione dokumenty odnotowywano w kartotece utraconych dokumentów niejawnych. Utraconą broń i środki bojowe odnotowywano w kartotece utraconej broni. Zbiegłych żołnierzy zgłaszano do kartoteki żołnierzy, którzy dopuścili się dezercji. Informacje o utrzymywaniu przez żołnierzy zawodowych, ich rodziny, lub inne osoby, podejrzanych z punktu widzenia WSW kontaktów zgłaszano do kartoteki kontaktów utrzymywanych z osobami zamieszkałymi w państwach kapitalistycznych. Informacje o osobach i okolicznościach związanych z „negatywnymi postawami politycznymi” tj. wyrażanych niezależnych poglądach i działaniach, zgłaszano do kartoteki osób rozpoznawanych w związku z zajmowaniem negatywnych postaw politycznych. Uzyskane informacje jednostka WSW miała obowiązek zgłosić do odpowiedniej kartoteki w ciągu 10 dni od ich uzyskania – lub w 10 dni od wszczęcia postępowania karnego (śledztwa). Uzupełnień do wniesionych zgłoszeń dokonywano za pomocą karty E-16.

Zobacz również: Instrukcja WSW 1987Zabezpieczenie [WSW]Sprawa operacyjnego rozpoznania (SOR) [WSW]Rejestracja [WSW]
Rejestracja kontaktów operacyjnych i zainteresowań operacyjnych: Kontakty operacyjne (rejestrowane dla uniknięcia objęcia ich rozpracowaniem lub werbunkiem przez inną jednostkę operacyjną SB), i osoby „pozostające w zainteresowaniu operacyjnym, np.: upoważnione do wykonywania stanowiących tajemnicę państwową prac obronnych i techniczno-konstrukcyjnych produkcji zbrojeniowej” rejestrowano jako „zainteresowania operacyjne” (faktycznie w dzienniku rejestracyjnym w rubryce „kategoria” wpisywano „KO”, „zab[ezpieczenie]”, „MOB”). Przy rejestracji „zainteresowań operacyjnych” postępowano zgodnie z zasadami właściwymi dla rejestracji KTW i kandydatów do innych kategorii współpracy. Rejestracji dokonywały jednostki operacyjne SB kartą EO-4, zdjęcie z ewidencji następowało po zarchiwizowaniu (złożeniu w archiwum pionu „C”) teczki z materiałami dotyczącymi osoby zarejestrowanej; (teczka KO).

Zobacz również: Kontakt operacyjny (KO)Teczka kontaktu operacyjnego (KO)
Rejestracja księży katolickich: procedura ewidencjonowania wszystkich księży katolickich, alumnów seminariów duchownych i zakonników, oraz akt ich dotyczących, prowadzonych przez jednostki pionu IV SB oraz Departamentu IV MSW. Założenie TEOK dotyczącej alumna seminarium duchownego/duchownego katolickiego jednostki terenowe pionu IV SB zgłaszały w Biurze „C” MSW przesyłając tam dwa egzemplarze kart EOK-6/63 oraz EOK-6A/63 i EOK-6B/63, które umieszczano w odpowiednich działach kartoteki księży katolickich; jednostki Departamentu IV MSW przesyłały tylko jeden egzemplarz karty EOK-6/63. Następnie w Biurze „C” MSW dokonywano wpisu do dziennika rejestracyjnego księży katolickich, numer rejestracyjny (liczbę porządkową dziennika rejestracyjnego) nadawano TEOK oraz umieszczano na kartach w kartotece księży katolickich; po nadaniu i naniesieniu numeru rejestracyjnego Biuro „C” MSW przesyłało po jednym egzemplarzu kart EOK-6/63, EOK-6A/63, EOK-6B/63 do właściwego dla jednostki SB terenowego Wydziału „C” celem włączenia do lokalnej kartoteki księży katolickich. Zmiany w danych dot. miejsca zamieszkania duchownego jednostki pionu IV zgłaszały do Wydziałów „C” kartą E-16 (w przypadku jednostek Departamentu IV MSW bezpośrednio do Biura „C” MSW), Wydział „C” po odnotowaniu tych informacji w lokalnej kartotece księży katolickich przekazywał kartę E-16 do Biura „C” MSW dla uzupełnienia danych w tamtejszej kartotece księży katolickich. Informacje o działalności księdza, odnotowywane w TEOK, sukcesywnie streszczano w notatkach na załącznikach do karty EOK-6/63, odsyłanych w dwóch egzemplarzach do Wydziałów „C” terenowych ogniw SB; jeden egzemplarz pozostawał w Wydziale „C”, drugi odsyłano do Biura „C” MSW (jednostki Departamentu IV MSW przesyłały załączniki do karty EOK-6/63 tylko w jednym egzemplarzu bezpośrednio do Biura „C” MSW). W przypadku przeniesienia duchownego na terytorium innego województwa (tj. poza kompetencję jednostki terytorialnej SB), jednostka pionu IV odpowiedniego ogniwa terenowego SB odsyłała TEOK (za pośrednictwem Wydziału „C”) do właściwej terytorialnie jednostki pionu IV, wraz z dołączonymi kartami wzoru EOK-6/63, EOK-6A/63 i EOK-6B/63 (celem włączenia ich do lokalnej kartoteki księży katolickich). Stałe przeniesienie osoby duchownej z województwa do województwa rejestrowano w „dzienniku przeniesień” w Biurze „C” MSW (numer zapisu w „dzienniku przeniesień” odnotowywano w dzienniku rejestracyjnym księży katolickich w ostatniej rubryce). Instrukcja 1963a.

Zobacz również: Teczka ewidencji operacyjnej na księdza (TEOK)Dziennik rejestracyjny księży katolickichInstrukcja 1963a
Rejestracja materiałów wstępnych: materiały wstępne (informacje nie wystarczające do założenia sprawy operacyjnej) zgłaszały do rejestracji jednostki operacyjne SB kartą EO-4, w dziale III karty wskazując charakter materiałów lub rodzaj „szkodliwej działalności” oraz cel wyjaśnienia zarzutów lub podejrzeń spowodowanych zawartością materiału. Materiały wstępne rejestrowano w dzienniku rejestracyjnym, karty EO-4 gromadzono w układzie (kartotece) wg jednostek rejestrujących (tj. jak w kartotekach statystycznych) oraz rodzajów zarzutów lub „szkodliwej działalności”. Osoby występujące w materiałach wstępnych rejestrowano tak jak osoby występujące w sprawach operacyjnych, w karcie EO-4 podawano wówczas w dziale I podstawę rejestracji i kategorię (materiał wstępny) i wypełniano część z danymi personalnymi osoby rejestrowanej. Kartę EO-4 włączano do kartoteki statystycznej, w przypadku rejestracji dokonywanych w Wydziałach „C” jednostek terenowych SB wysyłano odpis karty EO-4 do Wydziału I Biura „C” MSW w celu włączenia do tamtejszej kartoteki statystycznej. Jeżeli razem z materiałami wstępnymi rejestrowano osoby, na każdą z nich wypełniano karty EO-4-A, które przesyłano do kartoteki ogólnoinformacyjnej Wydziału III Biura „C” MSW. Zdjęcie z ewidencji materiałów wstępnych następowało po powiadomieniu pionu „C” przez jednostkę operacyjną SB kartą E-16 o rezygnacji z rejestracji materiałów wstępnych, złożeniu teczki z materiałami wstępnymi do archiwum, bądź zmianie rejestracji na jedną z kategorii spraw operacyjnych. O wyrejestrowaniu materiałów wstępnych jednostka terenowa pionu „C” informowała kartą E-16 Wydział I Biura „C” MSW.

Zobacz również: Materiał wstępnyDziennik rejestracyjnyWydział III Biura "C" MSW"C", pionWydział I Biura "C" MSW
Rejestracja notatek, informacji, opracowań problemowych: notatki, informacje i opracowania problemowe wytworzone w jednostkach operacyjnych SB były przesyłane do właściwych jednostek pionu „C” i tam rejestrowane w dzienniku rejestracyjnym. Na podstawie zarejestrowanych informacji i opracowań problemowych jednostka pionu „C” sporządzała karty E-55, które oznaczano numerem rejestracyjnym i włączano do kartotek prowadzonych wg „rodzaju i treści informacji zawartej w notatce lub opracowaniu problemowym” i wg „instytucji, zakładu lub urzędu, do którego informacje wysłano”. Zarejestrowane notatki etc. przechowywano w pionie „C” w oddzielnych segregatorach.

Zobacz również: "C", pionDziennik rejestracyjnyNumer rejestracyjny
Rejestracja osób dopuszczonych do dostępu do wiadomości objętych tajemnicą państwową: zgodnie z Instrukcją 1983c i Instrukcją 1983d, instytucje państwowe, społeczne i spółdzielcze, na mocy ustawy z dnia 14 grudnia 1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej były zobowiązane do uzgodnienia z MSW lub właściwymi terytorialnie KWMO/WUSW kandydatur osób przewidzianych do mianowania na stanowiska, których objęcie wiązało się z dostępem do wiadomości objętych tajemnicą państwową lub służbową, wzgl. dopuszczenia swoich pracowników do takowych informacji. Wnioski o zaopiniowanie kandydatów do dopuszczenia do dostępu do wiadomości objętych tajemnicą były opracowywane odpowiednio w Wydziale XII Biura „C” MSW (w przypadku wniosków kierowanych do MSW, dot. naczelnych instytucji państwowych), Wydziałach „C” KWMO/WUSW wzgl. Sekcjach „C” Wydziałów Zabezpieczenia Operacyjnego KWMO/WUSW. Osoby takie (i ich rodziny) były sprawdzane za pomocą karty wzór E-15 w kartotekach Biura „C” MSW (na karcie jako powód złożenia zapytania wskazywano „kandydat do prac tajnych” lub „członek rodziny kandydata do prac tajnych”), następnie wniosek o dopuszczenie danej osoby do informacji tajnych przesyłano wraz z zawierającą wyniki sprawdzeń kartą E-15 do zainteresowanej jednostki operacyjnej SB „celem zajęcia stanowiska” (mogło tu chodzić zarówno o jednostkę SB, która zarejestrowała daną osobę, jak i jednostkę odpowiedzialną za nadzorowanie instytucji, w której pracowała osoba opiniowana). Indagowana jednostka operacyjna SB mogła – w razie potrzeby – wszcząć odpowiednie czynności operacyjne wobec osoby opiniowanej. Od zaopiniowania osoby przez jednostkę operacyjną SB odstępowano wtedy, gdy nie była ona odnotowana w kartotekach, a o uzgodnienie jej występowała instytucja nie ujęta w wykazach instytucji podlegających rutynowej kontroli jednostek operacyjnych SB. Osoby zaopiniowane pozytywnie, jak i negatywnie były rejestrowane w kartotece ogólnoinformacyjnej Biura „C” MSW (jednostki pionu „C”) za pomocą karty wzór E-14 (E-14/1, Mkr-2), z adnotacją „dopuszczony do prac tajnych”, „dopuszczony do prac MOB”, etc., bądź z informacją o powodach odmowy dopuszczenia do informacji tajnych. O cofnięciu upoważnienia informowano Wydział III Biura „C” MSW wzgl. odpowiednią jednostkę pionu „C” za pomocą karty wzór E-16, gdzie odnotowywano je na właściwej karcie E-14. Akta osoby opiniowanej miały być archiwizowane w archiwum Biura „C” MSW/Wydziału „C”; w praktyce Wydziału XII Biura „C” MSW prowadzono jednak zbiorcze segregatory z wnioskami o dopuszczenie osób do informacji tajnych, w nielicznych wypadkach (np. przy nagromadzeniu dokumentacji dot. jednej osoby) tworzono odrębne akta dla poszczególnych osób.

Zobacz również: Wydział XII Biura "C" MSWWydział "C"Wydział Zabezpieczenia Operacyjnego (WZO)Biuro "C" MSW"C", pionMOBWydział III Biura "C" MSWInstrukcja 1983cInstrukcja 1983d
Rejestracja osób niepożądanych w PRL: wg zapisów Wytycznych 1972, rejestrację osoby niepożądanej w PRL zgłaszały jednostki operacyjne SB do jednostek pionu „C” kartą EO-4, w której dziale III wskazywano powody (uzasadnienie) „zastrzeżenia”, tj. zakazu wpuszczania na terytorium PRL rejestrowanej osoby. Na podstawie karty EO-4 sporządzano kartę EO-4-A, którą umieszczano w kartotece ogólnoinformacyjnej. Jednostki terenowe pionu „C” sporządzały odpisy karty EO-4 i przesyłały je do Wydziału I Biura „C” MSW. Z kart EO-4 tworzono kartoteki uporządkowane wg podziału na kraje [pochodzenia lub pobytu osób niepożądanych] i „ośrodki dywersji” [z którymi związane były rejestrowane osoby]. Wejście w życie regulacji Wytycznych 1985 spowodowało zarzucenie ww. praktyki, odtąd osoby niepożądane były rejestrowane przez Biuro Paszportów MSW w indeksie osób niepożądanych w PRL oraz w kartotece ogólnoinformacyjnej Biura „C” MSW za pomocą kart wzoru E-14/1.

Zobacz również: "C", pionWydział I Biura "C" MSWIndeks osób niepożądanych w PRLWytyczne 1972Wytyczne 1985
Rejestracja parafii katolickich: procedura ewidencjonowania wszystkich parafii kościoła katolickiego, oraz akt ich dotyczących, prowadzonych przez jednostki pionu IV SB oraz Departamentu IV MSW. Założenie TEOP dotyczącej parafii katolickiej jednostki terenowe pionu IV SB i Departamentu IV MSW zgłaszały w Biurze „C” MSW przesyłając tam trzy egzemplarze karty EOK-6C/63. Następnie w Biurze „C” MSW dokonywano wpisu do dziennika rejestracyjnego parafii, numer rejestracyjny (liczbę porządkową dziennika rejestracyjnego) nadawano TEOP oraz umieszczano na kartach w kartotece parafii katolickich; po nadaniu i naniesieniu numeru rejestracyjnego Biuro „C” MSW przesyłało jeden egzemplarz karty do właściwego terytorialnie Wydziału „C”. Instrukcja 1963a, cz. III, pkt A-E.

Zobacz również: Teczka ewidencji operacyjnej na parafię (TEOP)Dziennik rejestracyjny parafiiNumer rejestracyjnyInstrukcja 1963a
Rejestracja spraw operacyjnych, teczek kontrolnych spraw operacyjnych i osób objętych sprawami operacyjnymi: jednostki operacyjne SB zgłaszały do rejestracji sprawy operacyjne wymienione w Instrukcji 1970a oraz Instrukcji 1972 i Wytycznych 1972 (SOS, SOR, KE, sprawa obiektowa) oraz osoby objęte tymi sprawami (Rejestracja, przepisy). Założenie i zarejestrowanie sprawy operacyjnej było tożsame z zarejestrowaniem konkretnej osoby objętej tą sprawą. W przypadku założenia sprawy operacyjnej wobec wydarzenia lub „zjawiska” (co było częstą praktyką w przypadku SOS), zgłoszenia sprawy do rejestracji dokonywała jednostka operacyjna SB za pomocą karty EO-4 wypełnionej wyłącznie w pierwszej części. W przypadku, gdy sprawa operacyjna obejmowała większą liczbę osób, zgłaszano je do rejestracji przy pomocy kart EO-4, wypełnionych w części personalnej, w części I tej karty wpisywano natomiast kategorię i kryptonim sprawy operacyjnej i przyczyny rejestracji. Liczne osoby objęte jedną sprawą operacyjną były rejestrowane w dzienniku rejestracyjnym pod oddzielnymi kolejnymi numerami rejestracyjnymi, w rubryce „numer rejestracyjny sprawy, do której osoba/sprawa była rejestrowana” wskazywano numer rejestracyjny dotyczący sprawy i jednocześnie pierwszej zarejestrowanej osoby objętej sprawą operacyjną (najczęściej był nią „główny figurant”, tj. najważniejsza osoba objęta inwigilacją w danej sprawie operacyjnej). Numer rejestracyjny sprawy operacyjnej, do której zarejestrowano owe kolejne osoby, był – obok ich własnego numeru rejestracyjnego – odnotowywany na kartach EO-4 dotyczących tych osób, ale nie na kartach EO-4-A (w KOI). Podobnie postępowano z osobami objętymi później inwigilacją w ramach tej samej, uprzednio założonej sprawy operacyjnej. Przy zgłoszeniu do rejestracji sprawy operacyjnej i osób objętych tą sprawą, jednostka operacyjna SB miała obowiązek przedłożyć razem z kartą EO-4 kartę (karty) E-15 z wynikiem sprawdzeń w kartotekach, dotyczących rejestrowanej/rejestrowanych osoby/osób. Sprawy, których akta zostały wycofane z archiwum przez jednostkę operacyjną SB, i podjęte do prowadzenia od nowa, po odnotowaniu tego faktu w dzienniku archiwalnym, były rejestrowane jak sprawy zakładane od nowa. Rejestracji dokonywała odpowiednia jednostka pionu „C” po uprzednim ponownym sprawdzeniu w kartotekach, czy zgłaszane do rejestracji osoby nie zostały już uprzednio zarejestrowane. W przypadku gdy tak istotnie było, jednostka pionu „C” kontaktowała się z jednostką operacyjną, która uprzednio zarejestrowała taką osobę i dokonywała koordynacji. Po dokonaniu rejestracji, jednostka pionu „C” wydawała jednostce operacyjnej SB okładki teczki odpowiedniego – w zależności od kategorii sprawy – wzoru (EO-73 dla SOR, EO-77 dla SOS, EO-150 dla sprawy obiektowej, EO-17 dla KE), z naniesionym numerem rejestracyjnym (zazwyczaj na pieczęci o treści „zarejestrowano Wydziale „C”/Wydziale I Biura „C” pod numerem … dnia …”). Karta (karty) EO-4 była włączana do właściwej kartoteki statystycznej, na jej podstawie w jednostce pionu „C” wypełniano kartę EO-4-A, którą włączano do kartoteki ogólnoinformacyjnej. Przy rejestrowaniu sprawy operacyjnej wypełniano (włączane następnie do kartotek tematycznych): kartę EO-132 (kryptonimową), oraz – w odniesieniu do osób zarejestrowanych do sprawy – karty EO-134A (EO-137) (wg miejsca pracy), EO-131 (adresową). Na włączanych do kartoteki statystycznej kartach EO-4 dotyczących osób rejestrowanych w jednej sprawie podawano zarówno ich własne numeru rejestracyjne, jak i numer rejestracyjny sprawy operacyjnej, do której zostały zarejestrowane. Z kolei na kartach EO-4-A włączanych do kartoteki ogólnoinformacyjnej podawano wyłącznie numery rejestracyjne osób rejestrowanych (bez numeru sprawy). Okresowo (raz na rok) Wydział I Biura „C” MSW / jednostka terenowa pionu „C” dokonywała sprawdzenia danych dotyczących zarejestrowanych czynnych spraw operacyjnych, przesyłając do jednostek operacyjnych SB karty EO-4-C, a po ich zwrocie nanoszono ewentualnie dokonane zmiany do dziennika rejestracyjnego i kartoteki statystycznej. Teczka kontrolna sprawy operacyjnej, prowadzona przez jednostkę nadzorującą jednostkę operacyjną prowadzącą sprawę operacyjną, była zgłaszana do rejestracji w jednostce pionu „C” właściwej dla jednostki nadzorującej sprawę operacyjną za pomocą karty EO-4, w której dodatkowo wskazywano numer rejestracyjny sprawy operacyjnej oraz jednostkę operacyjną SB. O zmianie kategorii sprawy operacyjnej (np. z KE na SOR lub z SOS na KE, wzgl. z SOR na KE) jednostka operacyjna SB powiadamiała pion „C” kartą E-16; dane z E-16 były odnotowywane na karcie EO-4 w kartotece statystycznej, karcie EO-4-A w KOI i w dzienniku rejestracyjnym; Wydziały „C” jednostek terenowych SB powiadamiały ponadto o zmianach Wydział I Biura „C” MSW za pomocą karty E-16. Po zakończeniu sprawy operacyjnej jednostka operacyjna SB przesyłała jej akta do jednostki pionu „C”, gdzie dokonywano odpowiednich adnotacji w dzienniku rejestracyjnym, odnotowywano zakończenie sprawy na karcie EO-4, którą wycofywano z kartoteki statystycznej, wycofywano również dotyczące sprawy karty z kartotek tematycznych (które przekazywano wraz z zarchiwizowanymi aktami do archiwum Wydziału „C”/Wydziału II Biura „C” MSW); w Wydziale „C” jednostki terenowej SB/Wydziale I Biura „C” MSW wypełniano kartę E-14, którą włączano do KOI (KOI Wydziału III Biura „C” MSW w przypadku jednostek MSW), terenowe Wydziały „C” przesyłały również drugi egzemplarz karty E-14 do Wydziału I Biura „C” MSW, gdzie wycofywano odpis karty EO-4 z odpowiedniej kartoteki statystycznej i przekazywano kartę E-14 do KOI Wydziału III Biura „C” MSW. O zakończeniu spraw operacyjnych, które zarejestrowano bez rejestrowania osób, lokalne Wydziały „C” informowały Wydział I Biura „C” MSW kartą E-16.

Zobacz również: Sprawa operacyjnego sprawdzenia (SOS)Sprawa operacyjnego rozpracowania (SOR)Kwestionariusz ewidencyjny (KE)Sprawa obiektowaRejestracjaNumer rejestracyjnyFigurantDziennik archiwalny"C", pionKoordynacjaWydział I Biura "C" MSWDziennik rejestracyjnyTeczka kontrolna sprawy operacyjnej (SB)Wydział II Biura "C" MSWWydział I Biura "C" MSWWydział III Biura "C" MSWInstrukcja 1970aInstrukcja 1972aWytyczne 1972
Rejestracja w ewidencji operacyjnej Departamentu I MSW: w instrumentach ewidencyjnych Wydziału XVIII Departamentu I MSW rejestrowano osoby oraz obiekty będące „w zainteresowaniu operacyjnym” jednostek operacyjnych Departamentu I MSW, sprawy operacyjne i dokumentację operacyjną Departamentu I MSW oraz występujące w nich osoby. Wg Instrukcji 1980a (§5.4) istniał obowiązek rejestrowania osób i obiektów w kartotece osobowej (operacyjnej)/ kartotece obiektowej Departamentu I MSW w ciągu 24 godzin od włączenia dotyczących ich materiałów (dokumentów) do akt sprawy operacyjnej. Rejestrację miało poprzedzić sprawdzenie osoby przy pomocy karty E-15 w kartotece osobowej Departamentu I MSW, oraz uzgodnienie pseudonimu współpracownika wzgl. kryptonimu sprawy (kartoteka kryptonimowa Departamentu I MSW). Rejestracja osób w kartotece osobowej dokonywała się przez przedłożenie przez oficera operacyjnego karty E-15 z wynikami sprawdzenia oraz wypełnionej karty wzoru E-14 (gdzie wpisywano dane osoby rejestrowanej: nazwisko i imię, imię ojca, datę i miejsce urodzenia i adres). Po odnotowaniu danych w dzienniku rejestracyjnym Departamentu I MSW (rejestr spraw operacyjnych i dokumentacji operacyjnej Departamentu I MSW), karta E-14 była włączana do kartoteki, karta E-15 była zwracana oficerowi rejestrującemu z adnotacją o zarejestrowaniu sprawy i jej numerze rejestracyjnym, włączano ją do akt sprawy. Na karcie E-14 odnotowywano numer rejestracyjny sprawy. W przypadku rejestracji obiektów wypełniano kartę specjalnego wzoru (kartoteka obiektowa Departamentu I MSW). Dopuszczalne było rejestrowanie osób, wobec których nie ustalono dokładnych danych osobowych, w szczególności „terrorystów, dywersantów, składu kadrowego i agentów kapitalistycznych wywiadów i kontrwywiadów” – wymagane było jednak uzupełnienie w kartotece później uzyskanych dalszych danych osobowych za pomocą karty wzoru E-16. Rejestracja spraw operacyjnych i dokumentacji operacyjnej Departamentu I MSW dokonywała się przez przedłożenie w Wydziale XVIII Departamentu I MSW postanowienia o założeniu sprawy operacyjnej zatwierdzonego przez przełożonego oficera prowadzącego sprawę wraz z kartą E-15 zawierającą wyniki sprawdzenia w kartotece osobowej Departamentu I MSW (w przypadku osób zamieszkałych stale na terytorium PRL również druga kartę E-15 z wynikami sprawdzeń w Biurze „C” MSW). Po odnotowaniu w dzienniku rejestracyjnym założenia sprawy operacyjnej, w Wydziale XVIII Departamentu I MSW nanoszono numer rejestracyjny na postanowienie i obwoluty teczki oraz kartę E-15 i zwracano je oficerowi prowadzącemu sprawę, i wypełniano kartę E-14 oraz kartę kryptonimową włączane do kartoteki osobowej i kartoteki kryptonimowej Departamentu I MSW, odpowiednie adnotacje nanoszono również w karcie ewidencji prowadzonych spraw oficera operacyjnego. O zakończeniu sprawy operacyjnej, zmianie jej kategorii, ustaniu przyczyn rejestracji osoby bądź uzyskaniu dodatkowych danych personalnych dot. osoby zarejestrowanej jednostka operacyjna informowała Wydział XVIII Departamentu I MSW za pomocą karty E-16, o przekazaniu sprawy innemu pracownikowi w tym samym wydziale Departamentu I MSW (co podlegało odnotowaniu w odpowiednich kartach ewidencyjnych prowadzonych spraw) informowano pismem naczelnika wydziału, o przekazaniu sprawy do innego wydziału Departamentu I MSW lub do innej jednostki SB poza Departament I MSW informowano wnioskiem (zatwierdzonym przez dyrektora departamentu lub jego zastępcę) i kartą E-16. Jednostki operacyjne Departamentu I MSW mogły rejestrować również osoby w kartotekach Wydziałów I i III Biura „C” MSW – z reguły dotyczyło to obywateli PRL zamieszkałych stale poza granicami kraju oraz cudzoziemców. Rejestracja taka („zabezpieczenie Departamentu I MSW”) miała pełnić funkcję koordynacyjną – wykluczać rejestrację sprawy operacyjnej lub innego „zainteresowania operacyjnego” przez inne jednostki SB bez powiadomienia i ewentualnej konsultacji z odpowiednią jednostką Departamentu I MSW. W kartotekach Biura „C” MSW Departament I MSW miał również rejestrować „wywiadowcze i inne wrogie ośrodki, osoby w nich zatrudnione oraz obywateli polskich nawiązujących kontakty z tymi ośrodkami”; oprócz kartoteki ogólnoinformacyjnej dotyczyło to również zgłoszenia do PSED.

Zobacz również: Ewidencja operacyjna Departamentu I MSWWydział XVIII Departamentu I MSWPseudonim (ps.)Kryptonim (kr., krypt.)Rejestr spraw operacyjnych i dokumentacji operacyjnej Departamentu I MSWNumer rejestracyjnyBiuro "C" MSWWydział III Biura "C" MSWInstrukcja 1980aWydział I Biura "C" MSWPołączony System Ewidencji Danych o Przeciwniku (PSED, SOUD)
Rejestracja w ewidencji operacyjnej pionu „B” MSW: w chwili przyjęcia od jednostki operacyjnej SB zlecenia na obserwację, jednostka pionu „B” była zobowiązana do sprawdzenia za pomocą karty EKB-2/84 w skorowidzach (tj. kartotekach) należących do ewidencji operacyjnej pionu „B”, czy wskazana w zleceniu osoba, obiekt wzgl. pojazd nie były już uprzednio (lub czy nie są w danej chwili) przedmiotem obserwacji. W przypadku, gdy sprawdzana osoba nie była uprzednio śledzona, obowiązkiem jednostki pionu „B” było zarejestrowanie w odpowiednim skorowidzu (kartotece) osoby śledzonej za pomocą karty EKB-1/84. W przypadku, gdy osoba już uprzednio była śledzona, wynik sprawdzenia w kartotece pionu „B” odnotowywano na druku otrzymanego zlecenia na obserwację i podejmowano z sekretariatu Wydziału VIII Biura „B” MSW wzgl. z sekretariatu Wydziału „B” lokalnej jednostki SB uprzednio wytworzone teczki obserwacji i inne materiały. Każdemu zleceniu w sekretariacie jednostki pionu „B” nadawano odrębny numer rejestracyjny (niezależny od numeru rejestracyjnego sprawy operacyjnej, w ramach której wystawiano zlecenie na obserwację). Instrukcja 1986a, §27; Wytyczne 1988, II.4.

Zobacz również: Ewidencja operacyjna pionu "B""B", pionTeczka obserwacyjnaNumer rejestracyjnyInstrukcja 1986aWytyczne 1988
Rejestracja zakazów („zastrzeżeń”) wyjazdów zagranicznych: rejestracja zastrzeżeń i zabezpieczeń wyjazdów zagranicznych.

Zobacz również: Rejestracja zastrzeżeń i zabezpieczeń wyjazdów zagranicznych
Rejestracja zasadzek, ZPO i SPZ: zasadzki, ZPO, specjalne punkty zakryte jednostka operacyjna SB rejestrowała kartą EO-4, wraz z nią przedkładano kartę E-15 z wynikami sprawdzeń dotyczącymi osoby zameldowanej w miejscu zasadzki, mieszkaniu planowanego ZPO lub SPZ. Otrzymaną EO-4 sprawdzano ponownie w kartotece ogólnoinformacyjnej, oraz dodatkowo w kartotece adresowej. W przypadku, gdy ze sprawdzenia w kartotece adresowej wynikało, że planowana zasadzka, ZPO, SPZ znajduje się w pobliżu miejsca zamieszkania osoby zarejestrowanej („będącej w aktualnym zainteresowaniu innej jednostki operacyjnej [SB]”), jednostka pionu „C” kontaktowała się z jednostką operacyjną SB, która rejestrowała osobę, by ustalić „czy zasadzka (punkt zakrytej obserwacji) nie będzie narażona na dekonspirację”. Po rejestracji w dzienniku rejestracyjnym, numer rejestracyjny nanoszono na przedłożoną kartę E-15 z wynikami uprzednich sprawdzeń i zwracano ją do jednostki operacyjnej, kartę EO-4 włączano do kartoteki statystycznej. Wobec rejestrowanych zasadzek i ZPO jednostki terenowe pionu „C” sporządzały na podstawie karty EO-4 kartę EO-4-A, którą włączały do własnej kartoteki ogólnoinformacyjnej; w przypadku rejestrowanych SPZ jednostki terenowe pionu „C” przesyłały odpis karty EO-4 do kartoteki statystycznej Wydziału I Biura „C” MSW a kartę EO-4-A do kartoteki ogólnoinformacyjnej Wydziału III Biura „C” MSW. Jednostki stołecznej SB (Komendy Stołecznej MO, Stołecznego Urzędu Spraw Wewnętrznych) rejestrowały zasadzki, ZPO i SPZ w Wydziale I Biura „C” MSW za pośrednictwem Wydziału „C” KSMO/SUSW. Przy rejestrowaniu planowanych zasadzek, ZPO, SPZ wypełniano kartę EO-131 włączaną do kartoteki tematycznej – adresowej. W przypadku rezygnacji lub likwidacji zasadzki, ZPO, SPZ, jednostka operacyjna powiadamiała o tym pion „C” kartą E-16. W terenowych jednostkach pionu „C” odnotowywano w dzienniku rejestracyjnym zdjęcie zasadzki/ZPO/SPZ z ewidencji i wycofywano karty z kartotek statystycznej, adresowej i ogólnoinformacyjnej. O wyrejestrowywaniu SPZ jednostki terenowe pionu „C” powiadamiały Wydział I Biura „C” MSW kartą E-16, która, po wycofaniu odpisu karty EO-4 z kartoteki statystycznej, była przesyłana do Wydziału III Biura „C” MSW w celu wycofania karty EO-4-A z kartoteki ogólnoinformacyjnej.

Zobacz również: Zakryty punkt obserwacyjny (ZPO)Specjalny punkt zakryty (SPZ)"C", pionDziennik rejestracyjnyNumer rejestracyjnyWydział I Biura "C" MSWWydział III Biura "C" MSW
Rejestracja zastrzeżeń i zabezpieczeń wyjazdów zagranicznych: jednostki operacyjne SB zgłaszały w pionie „C” objęcie osób zakazem (zastrzeżenie wyjazdów zagranicznych) wyjazdów zagranicznych (zwykle były to osoby rejestrowane uprzednio w ramach spraw operacyjnych), bądź zabezpieczeniem wyjazdów zagranicznych (tj. rezerwacją informowania o złożeniu wniosku o wydanie paszportu przez zarejestrowaną osobę; zabezpieczenie operacyjne). Zgłoszenie odbywało się poprzez przesłanie do jednostki pionu „C” postanowienia o zastrzeżeniu-zabezpieczeniu wyjazdów zagranicznych. Osobę objętą zastrzeżeniem wzgl. zabezpieczeniem jednostka pionu „C” najpierw sprawdzała w kartotekach, by ustalić, czy nie jest już rejestrowana, następnie (jeśli nie była objęta „zainteresowaniem operacyjnym” innej jednostki SB) była ona rejestrowana w dzienniku rejestracyjnym zastrzeżeń wyjazdów za granicę. Wg zapisów Wytycznych 1972, na podstawie postanowienia o zastrzeżeniu wyjazdów zagranicznych wypełniano w jednostce pionu „C” kartę EO-4-A, w której wskazywano kraj (grupę krajów), do którego wyjazd był zabroniony (paszporty dla obywateli PRL wystawiano ze wskazaniem kraju lub grupy krajów, do których wyjazd był dozwolony). Odróżniano tu „kraje kapitalistyczne” (KK), „kraje demokracji ludowej” (KDL), „kraje socjalistyczne” (KS), oraz osobno Jugosławię, Albanię i Kubę. Kartę EO-4-A z naniesionym numerem rejestracyjnym zastrzeżenia włączano do kartoteki ogólnoinformacyjnej. Jednostki terenowe pionu „C” sporządzały dwa egzemplarze karty EO-4-A, z których jeden, wraz z postanowieniem o zastrzeżeniu wyjazdów zagranicznych odsyłano do Wydziału I Biura „C” MSW. Z kart EO-4-A wykonywano również dodatkowe odpisy, przechowywane w kartotece z podziałem wg zgłaszających „zastrzeżenia” jednostek operacyjnych SB (w celu kontroli upływu terminów „zastrzeżeń”). O wycofaniu „zastrzeżenia” jednostka operacyjna SB informowała pion „C” kartą E-16. Po upływie 2 lat od wniesienia „zastrzeżenia”, pion „C” zwracał się do jednostki operacyjnej SB, która „zastrzeżenie” wniosła, z zapytaniem, czy będzie ono prolongowane (dla ustalenia terminów kontroli posługiwano się tu kartoteką tworzoną z odpisów kart EO-4-A). W przypadku, gdy jednostka operacyjna SB nie potwierdziła przedłużenia zastrzeżenia, pion „C” wycofywał karty z kartoteki i powiadamiał o tym jednostkę rejestrującą (w przypadku jednostek terenowych pionu „C” powiadamiano także Wydział I Biura „C” MSW). Wytyczne 1985 uściśliły i zmodyfikowały procedurę rejestracji zastrzeżeń i zabezpieczeń wyjazdów zagranicznych; Wniesienie zastrzeżenia wyjazdów zagranicznych, tj. zakazu wydawania obywatelowi PRL paszportu na wyjazd za granicę, następowało przez złożenie przez jednostkę operacyjną SB (bądź jednostkę pionu paszportowego SB) postanowienia o zastrzeżeniu-zabezpieczeniu wyjazdów zagranicznych do Biura Paszportów MSW wzgl. Wydziału Paszportów lokalnej jednostki SB; jako równoważne postanowieniu o zastrzeżeniu traktowano zawiadomienia prokuratur o wszczęciu śledztw wobec wskazanych osób i zawiadomienia urzędów celnych o wszczęciu postępowania karno-skarbowego (administracyjnego). Zastrzeżenie było rejestrowane w dzienniku rejestracyjnym zastrzeżeń wyjazdów zagranicznych, odnotowywane w kartotece paszportowej prowadzonej przez jednostkę paszportową SB; w przypadku, gdy osoba, której zastrzeżenie dotyczyło, uprzednio nie ubiegała się o paszport – i w związku z tym nie była ujęta w kartotece paszportowej, wystawiano odpowiednią kartę ewidencyjną akt paszportowych i umieszczano w niej adnotację o „zastrzeżeniu” (pieczęć i numer rejestracyjny dziennika rejestracyjnego zastrzeżeń wyjazdów zagranicznych oraz datę ważności „zastrzeżenia”). O przedłużeniu terminu zastrzeżenia jednostka SB, która wniosła zastrzeżenie, powiadamiała jednostkę paszportową SB zawiadomieniem o przedłużeniu zastrzeżenia wyjazdów zagranicznych; jednostki paszportowe SB, do których wpłynęło zawiadomienie o przedłużeniu zastrzeżenia, informowały o nim inne jednostki pionu paszportowego (Biuro Paszportów MSW) za pomocą karty wzoru Mkr-3 (E-16). W przypadku, gdy termin zastrzeżenia upłynął, a jednostka SB, która je wniosła, nie prolongowała zakazu, anulowano zapis „Z” w aktach paszportowych i kartotece paszportowej, w przypadku gdy nie istniały akta paszportowe i postanowienie o zastrzeżeniu było przechowywane w segregatorze zbiorczym, wyłączano je i niszczono po dwuch latach od upływu terminu zastrzeżenia. O wpływie podania (formularza) o wydanie paszportu jednostka pionu paszportowego SB informowała jednostkę operacyjną SB, która wniosła zastrzeżenie, przy pomocy karty wzoru Mkr-3 (E-16). Postanowienie o zastrzeżeniu wyjazdów zagranicznych było przekazywane do jednostki pionu paszportów SB w 2 egzemplarzach, z których jeden kierowany był do jednostki pionu „C”; tam był odnotowywany w dzienniku rejestracyjnym zastrzeżeń wyjazdów zagranicznych; następnie w jednostce pionu „C” na podstawie przekazanego postanowienia wypełniano dwa egzemplarze karty wzoru EO-4-A, z których pierwszy włączano do kartoteki ogólnoinformacyjnej jednostki pionu „C”, drugi wraz z postanowieniem był odsyłany do Wydziału I Biura „C” MSW, gdzie po zarejestrowaniu był włączany do centralnej kartoteki ogólnoinformacyjnej Wydziału III Biura „C” MSW. W Wydziale I Biura „C” MSW dane z karty EO-4-A przenoszono na kartę E-59, włączaną do kartoteki zastrzeżeń wyjazdów zagranicznych pionu „C”. Powiadomienie jednostki operacyjnej SB o złożeniu wniosku o paszport przez osobę zarejestrowaną w kartotece ogólnoinformacyjnej następowało poprzez przesłanie odcinka dla celów ewidencyjnych przez jednostkę paszportową SB do Wydziału VI Biura „C” MSW, gdzie następnie odcinek sprawdzano w kartotece ogólnoinformacyjnej. Gdy wyszło na jaw, że osoba, która wnioskowała o paszport, jest zarejestrowana jako „znajdująca się w czynnym zainteresowaniu operacyjnym”, odcinek przesyłano do jednostki operacyjnej, która osobę zarejestrowała (zastrzegła wyjazdy zagraniczne, dokonała zabezpieczenia, wzgl. zarejestrowała w jakiejkolwiek innej kategorii). W ewidencji jednostek pionu paszportowego rejestrowano również osoby, które zbiegły z PRL bądź pozostały za granicą po upływie terminu ważności paszportu (tzw. „odmowa powrotu”). Osoby takowe były rejestrowane w rejestrze uciekinierów, czyniono odpowiednie adnotacje w kartotekach paszportowych poprzez rozesłanie (do kartotek Biura Paszportów MSW, Wydziałów Paszportów WUSW/SUSW, oraz właściwych terytorialnie kartotek referatów/sekcji paszportów DUSW/RUSW) kart wzoru Pz-35, oraz w kartotece ogólnoinformacyjnej (Biura „C” MSW oraz Wydziałów „C” lokalnych jednostek SB) poprzez rozesłanie kart Mkr-2 (E-14/1) z informacją o dacie odmowy powrotu, kraju, w którym „uciekinier” pozostał i rodzaju wyjazdu (turystyczny, służbowy, prywatny). Od 1980 r., równolegle do rejestrowania zastrzeżeń wyjazdów zagranicznych w klasycznych instrumentach ewidencyjnych (dziennikach, kartotekach itp.), rejestrowano je również w Elektronicznym Systemie Ewidencji Zastrzeżeń Obywateli Polskich (EZOP), prowadzonym w Biurze Paszportów MSW.

Zobacz również: Rejestracja zakazów („zastrzeżeń”) wyjazdów zagranicznych"C", pionZastrzeżenie wyjazdów zagranicznychZabezpieczenie (zabezpieczenie operacyjne)Dziennik rejestracyjny zastrzeżeń wyjazdów za granicęWydział I Biura "C" MSWWydział III Biura "C" MSWWydział VI Biura "C" MSWRejestr uciekinierówBiuro "C" MSWInstrukcja 1970bInstrukcja 1976Instrukcja 1985bWytyczne 1985Wytyczne 1972Akta paszportoweWydział "C"
Rejestracja śledztw (postępowań przygotowawczych): wg Wytycznych 1972 rejestracji podlegały prowadzone przez jednostki pionu śledczego SB „[…] wszczęte i zakończone postępowania przygotowawcze, […] ujawnione czyny przestępne, […] dane o osobach podejrzanych o popełnienie przestępstw, […] zmiany zachodzące w toku postępowań przygotowawczych, […] orzeczenia sądowe I i II instancji”. Jednostki śledcze SB zgłaszały postępowania przygotowawcze w pionie „C” kartą rejestracyjną EO-13-S i formularzem Stb-1, rejestrację osób zgłaszano kartą EO-13-S, rejestrację osób podejrzanych o „działania przestępcze” (tj. w rozumieniu SB o działalność antypaństwową), które nie były objęte postępowaniami przygotowawczymi oraz świadków i biegłych zgłaszano kartą EO-4, o zmianach w prowadzonym postępowaniu (zmianie postawionych zarzutów, częściowym umorzeniu niektórych zarzutów, aresztowaniu, zwolnieniu z aresztu itd.) informowano pion „C” za pomocą karty E-16; o zakończeniu postępowania informowano przesyłając do pionu „C” formularz Stb-2; o przekazaniu postępowania do innej jednostki pionu śledczego SB informowano pion „C” formularzem Stb-4. W pionie „C” sporządzano co miesiąc sprawozdania o stanie zarejestrowanych postępowań przygotowawczych (i osobach podejrzanych) na formularzu Stb-3. Orzeczenia sądowe rejestrowane były przez nadesłanie odpisów wyroków. Wydział I Biura „C” MSW lub Wydział „C” jednostki terenowej SB na podstawie zapisów w karcie EO-13-S dokonywał wpisu w dzienniku rejestracyjnym postępowań i osób podejrzanych oraz w książce kontroli wpływu formularzy. Karta EO-13-S była zatrzymywana w Wydziale I Biura „C” MSW/Wydziale „C” jednostki terenowej SB, na jej podstawie sporządzano kartę EO-13-A, którą włączano do KOI Wydziału III Biura „C” MSW. Odpisy kart EO-13-S, odnoszących się do śledztw dotyczących „[…] przestępstw, sabotażu gospodarczego i szpiegostwa […], kleru i osób z nim związanych oraz Świadków Jehowy”, terenowe jednostki SB przesyłały do Wydziału I Biura „C” MSW. Zgłaszane przez jednostki śledcze SB zmiany w postępowaniu przygotowawczym (np. zwolnienie z aresztu) były odnotowywane przez jednostkę pionu „C” w dzienniku rejestracyjnym, następnie powiadamiano Wydział III Biura „C” MSW o zmianach kartą E-16. W przypadku zgłoszenia przez jednostki śledcze SB zakończenia/przekazania śledztwa formularzem Stb-2 lub Stb-4, Wydział I Biura „C” MSW odnotowywał otrzymane informacje na karcie EO-13-S, dokonywał zmian w zapisach w dzienniku rejestracyjnym postępowań przygotowawczych i powiadamiał kartą E-16 (Mkr-3) Wydział III Biura „C” MSW o dokonanych zmianach. Przesłany przez jednostkę śledczą SB odpis wyroku sądowego był odnotowywany na karcie EO-13-S w jednostce pionu „C”, która przesyłała informacje o wyroku przy pomocy karty E-16 do Wydziału I Biura „C” MSW (w celu odnotowania w kartotece statystycznej) i do Wydziału III Biura „C” MSW (w celu umieszczenia w KOI).

Zobacz również: "C", pionWydział I Biura "C" MSWDziennik rejestracyjnyWydział III Biura "C" MSWWytyczne 1972
Rejestracja, inne środki ewidencyjne: dopuszczalne było prowadzenie własnych środków ewidencyjnych (rejestracji, dzienników, kartotek) przez jednostki operacyjne SB za zezwoleniem właściwego wiceministra MSW i w porozumieniu z dyrektorem Biura „C” MSW. Niezależnie od ewidencji operacyjnej prowadzonej w Biurze „C” MSW funkcjonowała, ze względów operacyjnych, ewidencja operacyjna i archiwum Departamentu I MSW. Niezależnie funkcjonowała również ewidencja operacyjna pionu „B”; osoby, adresy, samochody i sprawy obserwowane/prowadzone przez jednostki pionu „B” otrzymywały numery rejestracyjne pionu „C” (EKB-1/84, EKB-2/84). Własne kartoteki i środki ewidencyjne prowadziła również WSW, zgłaszając do Biura „C” MSW m.in. osoby podejrzane o prowadzenie działalności wywiadowczej. Rejestracji w istniejącym od 1978 r. PSED (SOUD) dokonywał Wydział V Biura „C” MSW.

Zobacz również: Biuro "C" MSWEwidencja operacyjna pionu "B"Dziennik rejestracyjnyNumer rejestracyjnyPołączony System Ewidencji Danych o Przeciwniku (PSED, SOUD)
Rezydent: 1. rezydent Departamentu I MSW – funkcjonariusz wywiadu SB Departamentu I MSW pracujący na niejawnym etacie w przedstawicielstwie dyplomatycznym wzgl. handlowym PRL (tzw. rezydentura placówkowa), bądź „na stopie nielegalnej”, tj. bez statusu dyplomatycznego wzgl. konsularnego i bez formalnych związków z jakimkolwiek przedstawicielstwem PRL (tzw. rezydentura nielegalna), faktycznie kierujący pracą pozostałych oficerów MSW w placówce, tj. szef rezydentury; teczka rezydentury, punktu/ogniwa operacyjnego Departamentu I MSW. 2. rezydent (łącznik) – kategoria współpracy z UB, funkcjonująca w instrukcjach pracy operacyjnej z 1945, 1953 i 1955 r., w instrukcji o pracy operacyjnej z 1960a r. wymieniona jako podkategoria tajnego współpracownika, po 1970 r. zarzucona, lecz funkcjonująca w praktyce operacyjnej SB, wymieniona w Wytycznych 1972 jako kategoria rejestracji współpracy (w Instrukcji 1960b wskazano możliwość odnotowania w ewidencji „powierzenia obowiązków rezydenta” tajnemu współpracownikowi). Wg Instrukcji 1945, rezydentem mógł zostać „inteligentny, zdyscyplinowany i oddany” agent, któremu zwykle powierzano prowadzenie (przekazywanie „zleceń i instrukcji do dalszej pracy”) kilku informatorów, wyjątkowo zezwalano na spotkania z agentami. Rezydentem miał być (wg definicji z 1953 r., właściwej i dla innych okresów funkcjonowania pojęcia) „tajny współpracownik, politycznie sprawdzony, który z polecenia aparatu bezpieczeństwa kieruje pewną liczbą przydzielonych mu informatorów. Z uwagi na wykonywaną funkcję rezydent musi być wysoce zaufaną osobą odpowiadającą w zasadzie wymogom kadrowego pracownika bezpieczeństwa”; jako rezydentów dobierano najbardziej zaufanych współpracowników UB/SB, najchętniej byłych funkcjonariuszy UB/SB, zwolnionych na własną prośbę bądź z przyczyn zdrowotnych, wobec których nie było zastrzeżeń dyscyplinarnych. Rezydenci przekazywali informatorom UB/SB polecenia oficerów prowadzących, wręczali im wynagrodzenia i odbierali od nich doniesienia. Celem organizowania „rezydentur” była ściślejsza konspiracja pracy funkcjonariuszy UB/SB. Ponowne pojawienie się tej kategorii współpracy związane było z rozbudową sieci agenturalnej w dużych zakładach przemysłowych w latach siedemdziesiątych XX w., nie została jednak usankcjonowana w instrukcji operacyjnej. Akta rezydentów były prowadzone na zasadzie właściwej dla teczek personalnych i teczek pracy TW. Instrukcja 1945 (rozdz. V), Instrukcja 1953 (rozdz. I, pkt. 3; rozdz. V), Instrukcja 1955b (§1; §3, pkt. 3; §22-24), Instrukcja 1960a (dział IV, rozdz. I), Wytyczne 1972 (§1 pkt. 2, §§4, 13, 14, 17, 19, 26, 27, 29, 31).

Zobacz również: Teczka rezydentury, punktu/ogniwa operacyjnego Departamentu I MSWTajny współpracownik (TW)AgentInformatorOficer prowadzącyTeczka personalna TWTeczka pracy TWInstrukcja 1945Instrukcja 1953Instrukcja 1955bInstrukcja 1960aWytyczne 1972
Rozkaz: kategoria przepisów służbowych. Jednorazowe pisemne polecenie ministra spraw wewnętrznych odnoszące się do funkcjonowania resortu spraw wewnętrznych (jego poszczególnych jednostek), powołania doraźnie działających struktur w MSW, wprowadzenia i odwołania stanu podwyższonej gotowości itp.
Rozkaz personalny: dokument potwierdzający dokonanie zmiany statusu służbowego funkcjonariusza MSW, m.in. zmianę przydziału służbowego, zmianę rangi, uposażenia, etatu, ale również wyjazd służbowy itp.
Rozpracowanie obiektowe Departamentu I MSW: kategoria sprawy operacyjnej. Rozpracowanie obiektowe było wszczynane wobec „obiektów, ugrupowań, organizacji, zagadnień lub zadań okresowych” w Departamencie I MSW, jego celem było „[…] wywiadowcze rozpoznanie środowisk polskiej emigracji politycznej, oraz organizacji międzynarodowych i rozpoznanie obiektu, ugrupowania, organizacji, zagadnienia jako całości, wytypowanie i wstępne opracowanie osób, które mogą stanowić źródło informacji wywiadowczej, zdobywanie tajnych dokumentów i wyprzedzających informacji […], ustalenie komórek i osób prowadzących działalność instytucji skierowaną przeciwko Polsce i innym krajom socjalistycznym oraz ujawnienie form, metod i taktyki przeciwnika dla skutecznego przeciwdziałania”. W praktyce sprawy obiektowe wszczynano najczęściej wobec instytucji i środowisk opiniotwórczych. Rozpracowanie obiektowe Departamentu I MSW było rejestrowane w Samodzielnej Sekcji Ewidencji/Wydziale XVIII Dep. I MSW, po zakończeniu sprawy tamże archiwizowano jej akta. Instrukcja 1972a, §13.3.

Zobacz również: Wydział XVIII Departamentu I MSWTeczka rozpracowania operacyjnego Departamentu I MSWInstrukcja 1972a
Rozpracowanie operacyjne Departamentu I MSW: kategoria sprawy operacyjnej. Rozpracowanie operacyjne było wszczynane wobec osób zamieszkałych za granicą PRL, jego celem było „[…] potwierdzenie celowości, możliwości i warunków jej pozyskania do współpracy, bądź ustalenia i udokumentowania prowadzonej przez tę osobę wrogiej działalności przeciwko PRL lub krajom wspólnoty socjalistycznej – w celu skutecznego jej przeciwdziałania”, w przypadku zwerbowania osoby podlegającej rozpracowaniu („figuranta”) sprawa miała ulegać przekształceniu w teczkę personalną agenta Departamentu I MSW (z włączoną do niej teczką pracy agenta Departamentu I MSW), de facto jako „figurantów rozpracowania operacyjnego” rejestrowano agentów Departamentu I MSW w celu konspiracji agentury zagranicznej SB. Rozpracowanie operacyjne Departamentu I MSW było rejestrowane w Samodzielnej Sekcji Ewidencji/Wydziale XVIII Dep. I MSW, po zakończeniu sprawy tamże archiwizowano jej akta; Instrukcja 1972a, Instrukcja 1980a.

Zobacz również: Teczka personalna agenta Departamentu I MSWTeczka pracy agenta Departamentu I MSWTeczka rozpracowania operacyjnego Departamentu I MSWWydział XVIII Departamentu I MSWInstrukcja 1972aInstrukcja 1980a
Rozpracowanie operacyjne WSW: kategorie spraw operacyjnych WSW.

Zobacz również: Kategorie spraw operacyjnych WSW
Rzeczowe źródła informacji (RZI): 1. [SB] zbiorcze określenie innych niż osobowe źródeł informacji. W Instrukcji 1970a określenie rzeczowe źródła informacji (RZI) oraz jego omówienie występuje w rozdziale III „Tajni współpracownicy i inne źródła informacji”. We wstępie do rozdziału III wskazano, że „[…] SB korzysta ponadto z takich źródeł dopływu informacji, jak: środki techniki operacyjnej, obserwacja, przeszukanie pomieszczeń, materiały archiwalne, kartoteki”. Szczegółowo rzeczowe źródła informacji (RZI) zostały wymienione w § 21 Instrukcji 1970a gdzie wskazano, że SB „[…] wykorzystuje rzeczowe źródła informacji, a w szczególności dokumenty i przedmioty […] związane z działalnością będącą przedmiotem zainteresowania Służby Bezpieczeństwa (np. materiały szpiegowskie, ulotki, anonimy), […] świadczące o związku osób podejrzanych z faktami będącymi przedmiotem zainteresowania operacyjnego (np. odciski linii papilarnych, przybory do szyfrowania, tajnopisy itp.), […] uzyskane w wyniku obserwacji, przeszukania, przeglądu korespondencji (PP, PT, PDF), nasłuchu radiowego (R[adio]K[ontr]W[ywiadu]), […] stanowiące dokumentację pracy jednostek resortu spraw wewnętrznych (Służby Bezpieczeństwa, Służby Milicji, Departamentu Społeczno-Administracyjnego [MSW]) oraz innych urzędów, instytucji państwowych i organizacji społecznych”. W szczególności w skład rzeczowych źródeł informacji (RZI) wchodziły dokumenty wytworzone w ramach podsłuchu (dokument „T”), obserwacji, niejawnych przeszukań, niejawnych kwerend w aktach paszportowych i dowodów tożsamości oraz w dokumentacji przechowywanej przez instytucje nie będące częścią SB (aktach pracowniczych, studenckich i innych), niejawnego przeszukania korespondencji (dokumenty „W”), wreszcie wszelkiego rodzaju dokumenty wytworzone, odnalezione lub zarekwirowane przez SB. Rozwój pojęcia rzeczowe źródła informacji (RZI) w SB w latach 70 i 80 XX w. znalazł odbicie w ostatniej instrukcji o pracy operacyjnej SB z grudnia 1989 r. (Instrukcja 1989). Pojęcie rzeczowe źródła informacji (RZI) zostało tam wymienione obok osobowych źródeł informacji („Rzeczowymi źródłami informacji są wszelkiego rodzaju materiały zawierające interesujące SB wiadomości.”). Szczegółowo wymienione rzeczowe źródła informacji zostały w §15 Instrukcji 1989, gdzie wskazano: „[…] materiały informacyjne pochodzące ze środków techniki operacyjnej; […] kartoteki oraz zbiory archiwalne resortu spraw wewnętrznych; […] dane z systemów informatycznych; […] materiały będące w dyspozycji jednostek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i obrony narodowej; […] informacje urzędów państwowych, organizacji politycznych i społecznych; […] materiały stanowiące źródło informacji o działalności przestępczej; […] wydawnictwa krajowe i zagraniczne”. Ta sama instrukcja dopuszczała użycie materiałów kwalifikowanych jako rzeczowe źródła informacji (RZI) w postępowaniu karnym („Materiały mogące stanowić dowody przestępstwa powinny być odpowiednio zabezpieczone w celu ich ewentualnego wykorzystania w postępowaniu karnym”). Należy zauważyć, że niektóre z materiałów zaliczonych do rzeczowych źródeł informacji (RZI) (dokumentacja podsłuchu i z kontroli korespondencji) podlegały szczególnej ochronie, tak jak materiały uzyskane od współpracowników. 2. [WSW] – Wg definicji Instrukcji WSW 1984, rzeczowymi źródłami informacji (RZI) „są dokumenty i przedmioty związane z prowadzeniem przestępczej (wrogiej) działalności, jak też dotyczące osób, zdarzeń i zjawisk pozostających w zainteresowaniu kontrwywiadu”. Ww. instrukcja zaliczyła do rzeczowych źródeł informacji (RZI): „dokumenty i przedmioty […] będące wynikiem prowadzenia przestępczej (wrogiej) działalności lub środkiem przestępczego działania; […] nasuwające przypuszczenia o związku osób podejrzanych ze zdarzeniami i zjawiskami będącymi przedmiotem zainteresowania kontrwywiadu; […] znajdujące się w kartotekach i archiwach Szefostwa WSW, Zarządu II Sztabu Generalnego WP, organów MSW oraz innych instytucji wojskowych i cywilnych; […] stanowiące dokumentację personalną i ewidencyjną wojska oraz instytucji (zakładów) współpracujących z wojskiem; […] wydawnictwa krajowe i zagraniczne”. Instrukcja ww. przewidywała, że wymienione rzeczowe źródła informacji (RZI) „w przypadku konieczności nadania im formy procesowej odpowiednio zabezpiecza się”, co najpewniej miało oznaczać odpowiednie zamaskowanie ich utajonego pochodzenia, zakonspirowanie ich źródeł i nadanie im formy dowodów uzyskanych drogą legalną. Instrukcja WSW 1984, §59.

Zobacz również: Osobowe źródło informacji (OZI)ObserwacjaTechnika operacyjna, środkiPodsłuch pokojowy (PP)Podsłuch telefoniczny (PT)Podgląd i dokumentacja fotograficzna (podgląd dokumentowany fotograficznie, PDF)Dokument "T"Dokument "W"Instrukcja 1970aKartotekiAkta paszportoweInstrukcja 1989Instrukcja WSW 1984