Podzespół

Wojewódzki Urząd Spraw Wewnętrznych w Poznaniu 1983 - 1990

Od 1975 r. w skład województwa poznańskiego weszły: m i a s t a: Poznań, Buk, Czempiń, Czerniejewo, Dolsk, Gniezno, Grodzisk Wielkopolski, Kłecko, Kostrzyn, Kórnik, Książ Wielkopolski, Luboń, Lwówek, Miłosław, Mosina, Murowana Goślina, Nowy Tomyśl, Oborniki, Opalenica, Ostroróg, Pniewy, Pobiedziska, Puszczykowo, Rakoniewice, Sieraków, Skoki, Stęszew, Swarzędz, Szamotuły, Śrem, Środa Wielkopolska, Wielichowo i Września, g m i n y: Brodnica, Buk, Chrzypsko Wielkie, Czempiń, Czerniejewo, Czerwonak, Dolsk, Dominowo, Dopiewo, Duszniki, Gniezno, Granowo, Grodzisk Wielkopolski, Kamieniec, Kaźmierz, Kiszkowo, Kleszczewo, Kłecko, Kołaczkowo, Komorniki, Kostrzyn, Kórnik, Krzykosy, Książ Wielkopolski, Kuślin, Kwilcz, Lwówek, Łubowo, Mieleszyn, Mieścisko, Miłosław, Mosina, Murowana Goślina, Nekla, Niechanowo, Nowe Miasto nad Wartą, Nowy Tomyśl, Oborniki, Obrzycko, Opalenica, Ostroróg, Pniewy, Pobiedziska, Rakoniewice, Rokietnica, Sieraków, Skoki, Stęszew, Suchy Las, Swarzędz, Szamotuły, Śrem, Środa Wielkopolska, Tarnowo Podgórne, Wielichowo, Września i Zaniemyśl (podstawa prawna: Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 maja 1975 r. w sprawie określenia miast oraz gmin wchodzących w skład województw, Dz.U.1975.17.92).

W okresie od 1983–1990 struktura i zadania Wojewódzkiego Urzędu Spraw Wewnętrznych w Poznaniu przedstawiały się następująco: Wydział II, Wydział III, Wydział III-1, Wydział IIIA, Wydział IV, Wydział V, Wydział VI, Wydział Śledczy, Wydział „B”, Wydział „C”, Wydział „T”, Wydział „W”, Wydział Paszportów, Samodzielna Sekcja „A”, Inspektorat Ochrony Funkcjonariuszy, Inspektorat I, Inspektorat 2, Inspektorat Ochrony Przemysłu, Wydział Ochrony Gospodarki, Wydział Studiów i Analiz, Wydział Ochrony Konstytucyjnego Porządku Państwa, Starszy Inspektor zastępcy Komendanta Wojewódzkiego MO ds SB/zastępcy szefa WUSW w Poznaniu, Wydział Inspekcji, Inspektorat Analityczno-Informacyjny zastępcy Komendanta Wojewódzkiego MO ds SB/zastępcy szefa WUSW w Poznaniu, – Wydział Łączności, Samodzielna Sekcja Szyfrów. W omawianym okresie funkcjonowało również 7 Rejonowych Urzędów Spraw Wewnętrznych (w Gnieźnie, Nowym Tomyślu, Obornikach, Szamotułach, Śremie, Środzie Wielkopolskiej, Wrześni). Wytwarzana w toku bieżącej pracy dokumentacja WUSW w Poznaniu podlegała archiwizacji. Rolę miejscowego archiwum pełnił lokalny pion „C”. Ramy jego funkcjonowania wyznaczała instrukcja z 1974 r. Przewidywała ona ewidencjonowanie akt w inwentarzu, oddzielnego dla każdego rodzaju akt (operacyjne, osobowe i administracyjne). Swoje inwentarze prowadził też pion MO oraz WOP. W przypadku akt administracyjnych inwentarz nosił nazwę „Rejestr spisów akt przekazanych”. Przekazywane do archiwum akta grupowano w serie numerowane od I do IX przyporządkowując jednocześnie kategorie archiwalne: „A” (nie podlegające brakowaniu) i „B” (przeznaczone do brakowania po upływie okresu przechowywania od 1 do 50 lat). Uzupełnieniem ewidencji archiwalnej były tworzone skorowidze tematyczne (dla akt agenturalnych), karty tematyczne i skorowidze zagadnieniowe (dla akt operacyjnych, obiektowych oraz agenturalnych). W kartotece ogólno-informacyjnej przechowywano karty z informacjami na temat osób, występujących a aktach. Znajdujące się w archiwum akta podlegały następnie opracowaniu. Polegało ono jedynie na sporządzeniu analizy ich przydatności operacyjnej. W obowiązującej od 1985 r. nowej instrukcji wprowadzono kilka zmian. Poszerzała ona rodzaje spraw o akta obronne. Ważnym elementem było zwrócenie większej uwagi na metodykę archiwalną, będącą odtąd podstawowym wyznacznikiem podczas opracowywania archiwaliów. Od tego roku zaczęto kwalifikować akta do kategorii Bc dla akt przeznaczonych do brakowania po całkowitym wykorzystaniu. Ponadto dotychczasowe grupowanie akt w serie oznaczone numerami od I do IX polecono stosować również w przypadku szefostwa WSW MON oraz WSW jednostek wojskowych podległych MSW. Wraz z tworzeniem, gromadzeniem, archiwizowaniem dokumentacji przebiegał proces jej brakowania. Zasadniczo dotyczył on akt kategorii Bc. Przeprowadzone w latach osiemdziesiątych brakowanie dokumentacji dotyczyło zarówno WUSW w Koninie, jak i urzędów rejonowych. Brakowanie przeprowadzano we własnym zakresie, a o zakwalifikowaniu dokumentów do zniszczenia oraz ich fizycznej likwidacji decydowała wewnętrzna komisja, która sporządzała ze swej czynności stosowny protokół. Prawne podstawy do omawianych czynności stanowiły: Zarządzenie MSW nr 034/74 z 10 maja 1974 r., Zarządzenie MSW nr 049/85 z 8 lipca 1985 r. Po zaprzestaniu działalności Wojewódzkiego Urzędu Spraw Wewnętrznych w Poznaniu, posiadaną przez niego dokumentację przejęły Policja (w zakresie akt pionu MO) i Urząd Ochrony Państwa (w zakresie akt pionu SB). Instytucje te zostały zobligowane do przekazania akt byłego WUSW w Koninie Instytutowi Pamięci Narodowej. Rozpoczęte w 2001 r. przekazywanie akt po rozwiązaniu UOP kontynuowała Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego. W ten sposób poznański Oddział Instytutu przejął omawianą dokumentację. Podzespół Wojewódzkiego Urzędu Spraw Wewnętrznych w Poznaniu obejmuje wszystkie akta wytworzone przez jednostkę o tej samej nazwie, a także akta zgromadzone i wytworzone przez Komendę Wojewódzką Milicji Obywatelskiej w Poznaniu, której zadania wspomniany WUSW kontynuował. Obejmuje również akta wytworzone przez poprzednie jednostki: Wojewódzki Urząd Bezpieczeństwa Publicznego w Poznaniu (1945–1954) i Wojewódzki Urząd do Spraw Bezpieczeństwa Publicznego w Poznaniu (1954–1956). Zatem okres funkcjonowania kancelarii wyznaczają lata 1945–1990. Z uwagi na znajdujące się w zespole akta z lat wcześniejszych tzw. anteriora datę początkową stanowić będzie rok [1944]. Terytorialnie zespół będzie dotyczył województwa poznańskiego w granicach z lat 1945–1990 z uwzględnieniem wszelkich zmian terytorialnych. Sporządzone w języku polskim akta zachowane są w stanie dobrym. Niemal całość występuje w formie papierowej przeważnie w postaci teczek i ksiąg. Zupełnie marginalnie występują mikrofilmy oraz inne formy takie jak fotografie czy skany. Akta w formie poszytów, przesznurowane tasiemką, przechowywane są w oddzielnych teczkach, natomiast część w postaci ksiąg oraz akt luźnych. Akta poznańskiego WUSW, z uwagi na specyfikę pracy, z chwilą wytwarzania oznaczane były klauzulami niejawności. Te zniesiono mocą ustawy z 1999 roku, której skutki weszły w życie w początku roku 2002. Stan zachowania zasobu kształtuje się następująco: akta oznaczone sygnaturą I (agenci i kandydaci), akta oznaczone sygnaturą II (sprawy operacyjnego sprawdzenia i rozpracowania), akta oznaczone sygnaturą III (sprawy śledcze); akta oznaczone sygnaturą IV (obiektowe), akta oznaczone sygnaturą V (funkcjonariusze służby bezpieczeństwa); akta oznaczone sygnaturą VI (funkcjonariusze pionu MO), akta oznaczone sygnaturą VII (pracownicy cywilni resortu), akta administracyjne. Wspomniane akta osobowe funkcjonariuszy nie obejmują członków ORMO a także nie uwzględniają teczek funkcjonariuszy, którzy zakończyli służbę w innej jednostce oraz części kadry kierowniczej przechowywanych w BUiAD w Warszawie. Bardziej złożona sytuacja dotyczy akt administracyjnych. Ta część ułożona jest według komórek organizacyjnych wchodzących w skład organów SB stanowiących jednocześnie podserie wydzielanego zespołu archiwalnego. Kierując się zasadami metodyki archiwalnej porządkowany zespół klasyfikujemy jako prosty (wytworzony przez jedną jednostkę organizacyjną), fragmentaryczny (z uwagi na nie zachowane akta wszystkich komórek organizacyjnych danej jednostki) oraz zamknięty (co wynika z faktu zakończenia funkcjonowania jednostki i nie tworzenia nowej dokumentacji). W KW MO, a następnie w WUSW w Poznaniu obowiązywała jednolita dla całego MSW instrukcja kancelaryjna. Wprowadzona w 1975 r. przez ministra Stanisława Kowalczyka zakładała dwie formy załatwiania spraw: ustną i pisemną. Preferowana była forma ustna podczas gdy formę pisemną należało zastosować w razie konieczności udokumentowania danej czynności. W kancelarii funkcjonował obieg zewnętrzny i wewnętrzny. W zasadzie jeden i drugi koncentrował się wokół pism przychodzących i wychodzących. Obowiązywała rejestracja wszystkich pism a w związku z tym w resorcie prowadzono różnego rodzaju dzienniki. Kancelarie ogólne ewidencjonowały pisma w dzienniku podawczym a kancelarie czy sekretariaty czyniły to w dzienniku kancelaryjnym. Tak zaewidencjonowaną sprawę (pismo), umieszczano jeszcze w skorowidzu rzeczowo-imiennym do danego hasła. Obowiązywała zasada nadawania pismom należącym do jednej sprawy tego samego numeru. Numer składał się z symbolu jednostki oraz liczby porządkowej z dziennika oraz ostatnich cyfr roku. Tak przydzielony numer wpisywano w odpowiednie miejsce pieczęci wpływu w obrębie, której umieszczano też informację o ilości załączników. W przypadku pism wychodzących zamiast pieczęci wpływu (tzw. prezenty) w lewym górnym narożniku umieszczano pieczątkę jednostki, która je wytworzyła w obrębie, której również wpisywano numer sprawy. Zarejestrowane pisma przychodzące, trafiały do kierownika jednostki, który przekazywał je odpowiedniemu funkcjonariuszowi, czyniąc na piśmie odręcznie odpowiednią dyspozycję (w przypadku nowych spraw) lub bezpośrednio do adresata, który odbierał korespondencję za pokwitowaniem, w dzienniku podawczym bądź w książce doręczeń. Do czasu zakończenia danej sprawy, jej akta przechowywał pracownik, który powinien ułożyć pisma według numerów spraw a w ich obrębie chronologicznie. Referent przygotowywał roboczą wersję odpowiedzi (brudnopis), który przedkładał przełożonemu do wstępnej akceptacji, po czym wersję ostateczną (czystopis) przygotowywała maszynistka. W sprawach mniejszej wagi od razu tworzono czystopis. W dzienniku korespondencyjnym odnotowywano również fakt wysłania pisma. Wysyłano je za pomocą poczty (korespondencja wysyłana poza resort) lub, w określonych przypadkach, pocztą specjalną. Obowiązywała również zasada podpisywania pism przez osoby w miarę równorzędne do stanowiska adresata. Korespondencja kierowana do kierownictw naczelnych organów państwowych a zwłaszcza do sekretarzy komitetów wojewódzkich PZPR podpisywane były każdorazowo przez ministra, podsekretarza stanu lub Komendanta Głównego MO. Po zakończeniu spraw, przechowywane przez funkcjonariuszy teczki przekazywano do archiwum, gdzie je ewidencjonowano w dzienniku archiwalnym nadając jej odpowiednią dla rodzaju sprawy sygnaturę archiwalną. Akta przechowywano oddzielnie dla każdego ich rodzaju zgodnie z numeracją rzymską a w jej obrębie według kolejnych numerów arabskich. Drugim kryterium, w oparciu o który przechowywano archiwalia, był układ wynikający ze spisów zdawczo-odbiorczych. Wyodrębnienie zespołu archiwalnego Wojewódzkiego Urzędu Spraw Wewnętrznych w Poznaniu zapoczątkowały studia nad strukturą jednostki, która go wytworzyła. Starano się uwzględnić wszelkie zmiany mające wpływ na tę strukturę. Zadanie to wykonano głównie w oparciu o odpowiednie źródła takie jak zarządzenia MSW i rozkazy Komendanta Wojewódzkiego KW MO a następnie szefa Wojewódzkiego Urzędu oraz literatury. Analiza zakresów obowiązków oraz literatura przedmiotu pozwoliły na określenie zadań, jakie powierzono przedmiotowym komórkom organizacyjnym jak również określenie obsady personalnej kadry kierowniczej. W dalszej kolejności przystąpiono do inwentaryzacji wydzielonych jednostek archiwalnych oraz ich analizy, przy czym nie brakowano materiałów w łonie samych teczek. Informacje o jednostkach wprowadzono do systemu elektronicznego NEXUS. Wygenerowany w ten sposób inwentarz, zamieszczony w dalszej części opracowania, odpowiada wyodrębnionemu zespołowi archiwalnemu stanowiąc w istocie wykaz spraw. Zatem przyjęto schematyczno-rzeczową metodę porządkowania dokumentów. Zespół ten, przy zachowaniu obowiązującego w resorcie układu akt, dzieli się na następujące serie akt: materiały operacyjne (podserie: I – akta osobowych źródeł informacji, II – akta rozpracowań operacyjnych, III – akta postępowań przygotowawczych, IV – akta spraw obiektowych); akta osobowe (podserie: V – akta osobowe funkcjonariuszy SB, VI – akta osobowe funkcjonariuszy MO, VII – akta osobowe pracowników cywilnych); akta administracyjne (podserie stanowiące akta komórek organizacyjnych WUSW oraz akta rejonowych urzędów spraw wewnętrznych). W ramach serii akt operacyjnych i osobowych materiały ułożono według kolejnych numerów archiwalnych (wpisów w inwentarzach) natomiast w przypadku akt administracyjnych akta ułożono według księgi nabytków i ubytków Wydziału „C”. Akta rejonowych urzędów spraw wewnętrznych ułożono alfabetycznie. Podserie akt administracyjnych będą podzielone na według komórek organizacyjnych jednostek. Zasadniczy opis jednostkowy hasła składa się zawiera: tytuł danej sprawy, daty skrajne znajdujących się wewnątrz niej dokumentów, informację o dawnej sygnaturze archiwalnej, informacje o aktualnej sygnaturze nadanej w IPN, informacje na temat formy dokumentacji, liczbie tomów.